I 5 step per organizzare un evento di successo

I 5 step per organizzare un evento di successo

Organizzare eventi rappresenta una grande opportunità per dare visibilità a brand, imprese, idee. È un’occasione da sfruttare al meglio per costruire relazioni, guadagnare la fiducia di potenziali clienti e rinsaldare quella dei clienti già acquisiti, offrendo loro un’immagine concreta del brand e la possibilità di conoscerlo personalmente. È un momento in cui scambiarsi e condividere idee, entrare in contatto con diverse realtà, far nascere collaborazioni professionali inaspettate.
Vediamo allora cosa fare per riuscire ad organizzare un evento di successo.

1. Definire gli obiettivi 

Può sembrare banale, ma il primo passo per la creazione di un evento ben riuscito è definire chiaramente quali sono gli obiettivi da raggiungere: dietro l’organizzazione di un evento ci sono tempo, lavoro e tante persone, sarebbe un peccato concluderlo senza un niente di fatto. Per questo identificare fin da subito l’obiettivo vi renderà le cose più facili: provate a chiedervi per quale motivo lo state organizzando e cosa sperate di ottenere, che si tratti di attenzione mediatica, di vendere un prodotto o di un ritorno d’immagine. Una volta definito l’obiettivo, tenetevelo stretto: vi guiderà attraverso gli step successivi per la pianificazione dell’evento. 

2. Target e budget 

Dopo aver scelto l’obiettivo, c’è un altro passaggio tanto pratico quanto fondamentale per la riuscita di un buon evento: la definizione del target. Chi sono le persone che vorreste attirare? Ci sono moltissime categorie da prendere in considerazione, ma avere ben chiaro qual è il vostro pubblico è fondamentale per organizzare un evento pensato e realizzato su misura. Una volta fatto ciò, occorre pensare a quali potrebbero essere le aspettative del target per soddisfarle. 

Event Planning

 

Un altro elemento cruciale è il budget che avete a disposizione: vi aiuterà per stabilire un piano. Oltre a considerare possibili finanziamenti esterni ed eventuali interventi degli sponsor, è bene considerare che potrebbero esserci delle spese extra, non previste. E soprattutto, niente panico: si possono organizzare eventi ben riusciti anche ad un costo contenuto, l’importante è pianificarli.

3. Costruire dei team

Proprio così: per la riuscita di un evento anche il team fa la differenza, non soltanto in termini di affiatamento tra gli organizzatori, ma anche in termini professionali. Dividere il lavoro in team differenti e interdipendenti aiuta molto: ad esempio, si può formare un team per curare la fase di progettazione, uno dedicato alle attività creative e un altro per il customer care, ognuno dei quali darà la priorità al proprio lavoro, lasciandosi contaminare dagli altri team. 

 

Team work

Parlare di team presuppone un leader ed è importante responsabilizzarlo, affidandogli incarichi precisi. Ricordate di ascoltare sempre i feedback ricevuti dai vostri team leader: fiducia e collaborazione sono le parole d’ordine perché tutto si svolga nel migliore dei modi.

4. Location

Un evento che si rispetti deve svolgersi in luogo che vi si adatti, per questo è importante scegliere accuratamente la giusta location perché possa funzionare al meglio. Esistono diverse tipologie di location in base alla tipologia di evento: meeting, congressi e ce ne sono anche per eventi di varia tipologia. Ovviamente anche in questo caso bisogna muoversi con largo anticipo e pianificare tutto. Il luogo dell’evento è probabilmente la prima cosa che vi servirà per creare una certa atmosfera, che aiuterà i partecipanti a ricordare quel momento positivamente: recatevi personalmente sul posto per valutarne le caratteristiche e gli spazi.

5. Comunicazione e Marketing

Una volta stabiliti e superati tutti gli step precedenti non resta che far sapere che si terrà un evento! In base del budget precedentemente stilato, valutate quanto investire in una campagna pubblicitaria efficace, considerando tutte le possibilità, che sia su media tradizionali oppure online: in quest’ultimo caso promuovere il vostro evento sui social media (Facebook, Instagram) è una fase di vitale importanza e da non sottovalutare, perché assicura una buona visibilità. 

Scheduling

 

Anche in questo caso c’è una parola d’ordine: pianificazione. Pianificate sempre con largo anticipo la vostra campagna di comunicazione, scegliendo i canali più appropriati in base al target da raggiungere, fornendo informazioni più dettagliate possibile sull’evento: dal programma al periodo, dagli ospiti agli sponsor. E non dimenticate di fornire sempre i vostri contatti: aiuteranno le persone interessate a mettersi in contatto con voi in maniera più rapida. 

Chiaramente se organizzate un evento non dovreste pensarlo come un momento a sé, ma come un mix di strategie di marketing online e offline in cui prendervi cura dei vostri ospiti e farli sentire a proprio agio. Ben vengano anche momenti d’intrattenimento e di pausa, gadget promozionali: saranno graditi, aumenteranno la popolarità del brand e garantiranno il successo del vostro evento.

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