Come organizzare un evento aziendale di successo

Come organizzare un evento aziendale di successo

Se vi state chiedendo se organizzare o meno un un evento aziendale e non sapete come far sì che sia un evento memorabile siete nel luogo giusto: vediamo insieme perché vale la pena organizzare eventi aziendali, quali benefici avrete e soprattutto… quali sono i principali step da fare! 

Cominciamo col dire che nella categoria di “evento aziendale” rientra una moltitudine di eventi diversi, il che è un bene, perché vuol dire che è chiunque può trovare l’evento più adatto per la propria azienda, a seconda degli ambiti, dello scopo e del budget che si ha a disposizione. Si può spaziare da meeting a convention, da inaugurazioni a fiere, da cene aziendali a eventi di settore. Va bene tutto, purché l’evento sia coerente con la mission dell’azienda e con i suoi valori: grande o piccolo che sia, l’evento è una testimonianza dei valori dell’azienda e, pertanto, deve adattarsi ad essi. 

Perché organizzare un evento aziendale

Gli eventi rappresentano un importante strumento di comunicazione capace di spostare efficacemente l’attenzione sul brand e pertanto sono eccellenti strumenti di marketing: vi permetteranno di sviluppare nuovi contatti, creare relazioni più solide quelli esistenti ed esplorare nuove opportunità di business. Quale che sia il vostro obiettivo, un evento aziendale è un’occasione importante che crea contatti ed esperienze di valore tra il brand e il suo pubblico. In più, se dovesse essere un evento a porte chiuse ricordate che è un momento di festa e di lavoro: è un’ottima strategia per rinforzare il legame con i dipendenti, per coinvolgerli in attività diverse e per aumentare la brand awareness. 

Event

Ogni evento è diverso da un altro

Un piccolo promemoria prima di buttarvi a capofitto nell’organizzazione dell’evento aziendale: ogni evento è diverso dall’altro! È vero, esistono trucchi e semplici regole da applicare che ne facilitano la riuscita, ma la bellezza dell’organizzare un evento sta proprio nella parte creativa e nell’originalità. Perciò, largo all’immaginazione: raccontate la vostra storia, esplorate i vostri obiettivi… e cercate di rendere il tutto accattivante per il pubblico. È più facile a farsi che a dirsi! 

Parole d’ordine: obiettivo, target, budget

Ora passiamo ai consigli pratici per far sì che sia un evento di successo e che riesca a coinvolgere quante più persone possibile. Per prima cosa, dovreste aver ben chiari quali sono i vostri obiettivi prima di passare all’organizzazione pratica: si tratta di un evento rivolto a dipendenti, a vostri partner commerciali, oppure aperto al pubblico? Una volta individuati gli obiettivi, definite il target e il budget a disposizione, tenendo sempre presente che potrebbero esserci spese extra da considerare.

Location, Food & Beverage

Una volta chiariti ed evidenziati i tre punti precedenti non resta che entrare nel vivo dell’organizzazione dell’evento, a cominciare dalla location: sceglietela con cura e sulla base del tipo di evento a cui avete pensato. La location non va sottovalutata perché è un aspetto prezioso per la riuscita di un evento, fa parte di ciò che gli ospiti ricorderanno. 

 

Food tableIn più, perché un evento sia davvero indimenticabile non va assolutamente trascurato il fattore cibo e bevande: assicuratevi che i vostri ospiti si sentano coccolati. Mangiare è uno dei momenti conviviali per eccellenza: per facilitare conversazioni, create zone relax in cui gli ospiti possano riposarsi e godere del buon cibo (a tal proposito, la scelta di un buon catering è essenziale) e vedrete che i vostri ospiti saranno spinti dall’atmosfera e dal momento non soltanto a fare più conversazione, ma a stringere legami utili per il futuro.

Comunicare l’evento

Come abbiamo visto, l’evento di per sé è un momento comunicativo che necessita, però, di promozione: è essenziale comunicare l’evento e in base al vostro target e al tipo di evento da organizzare potete orientarvi verso diversi tipi di marketing, sfruttando i canali più tradizionali e le coperture offerte dai social media. Per far sì che tutto questo funzioni al meglio, ricordate di affidarvi a un team di esperti che vi aiuti a sviluppare un piano di comunicazione pensato proprio per il vostro evento. I punti precedenti sono essenziali così come lo sono i contenuti e il modo in cui vengono comunicati: è quello che spinge i partecipanti a prendere parte a un evento. 

Social Media

Follow-up: trasformare l’evento in un contenuto

Ma quand’è che si finisce di organizzare un evento, esattamente? Solo molto dopo la sua attuale fine. Una volta terminato l’evento, dopo che tutto è andato secondo i vostri piani, rimane un’ultima fase cruciale: il post-evento. Bisogna mantenere vivo l’engagement e tutte le connessioni che si sono venute a creare durante l’evento con lo scopo di stabilire altre conversazioni, durature nel tempo, in modo da trasformare i partecipanti in sostenitori del vostro brand. Il consiglio più efficiente e pratico che vi diamo è di ringraziare i partecipanti per essere stati con voi. Con la tecnologia è possibile far durare un evento molto di più rispetto alla sua reale durata: se avete registrato dei video dell’evento (e dare libero sfogo alla vostra creatività) potete riproporli online, sul blog aziendale o sui vostri profili social: continuare a parlare del vostro evento, condividendolo sia con chi ha contribuito a realizzarlo che con chi non è stato presente, lo trasformerà in un contenuto digitale e lo renderà ancora più memorabile.

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Post by Redazione

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