Le risorse umane per organizzare un evento: tutto quello che c’è da sapere

Le risorse umane per organizzare un evento: tutto quello che c’è da sapere

Organizzare un evento è uno dei compiti più impegnativi e gratificanti che esistano: gli eventi sono strumenti efficaci per ampliare i propri contatti, creare nuove opportunità lavorative, consolidare l’immagine aziendale e la relazione con i clienti. Insomma, si può usare un evento in vari modi, che sia per vendere prodotti o per ottenere grande riscontro a livello comunicativo.

Come abbiamo visto, la parola d’ordine per un evento di successo è pianificazione: un ruolo determinante nell’organizzazione degli eventi è dato dal lavoro e dalla scelta delle risorse umane necessarie alla riuscita dell’evento. Decidere per tempo chi sono le persone che si dedicheranno all’evento e affidargli una tabella di marcia ben studiata è un compito delicato e importante perché tutto fili liscio.

Risorse Umane per eventi

Ognuna delle risorse umane avrà compiti precisi e aree di responsabilità: ciò permette innanzi tutto di consentire alle persone di svolgere al meglio il loro lavoro, ma anche di accorgersi in tempo se c’è bisogno di altre persone, in modo da non reperirle all’ultimo momento. 

Vediamo insieme quali sono le principali figure professionali da inserire nel team affinché l’evento abbia successo!

Responsabile logistica

Il responsabile della logistica si occupa di gestire e controllare il flusso delle merci, dalla fornitura allo smistamento. Programma acquisti e consegne insieme agli organizzatori dell’evento e coordina le attività della sua area di riferimento. Questa figura professionale conosce e monitora le possibili richieste, la gestione del magazzino e la richiesta di nuovi ordini. Non solo: risolve i problemi legati alla consegna dei prodotti e le questioni relative al trasporto delle merci richiesta e si monitora gli addetti alla logistica e alla gestione dei magazzini. Tutto questo relazionandosi continuamente con i responsabili di altri settori. 

Segreteria organizzativa

La segreteria organizzativa coordina tutte le attività e le relazioni per la realizzazione dell’evento. La sua è una funziona fondamentale nella comunicazione tra tutti gli interlocutori coinvolti . Assicura la perfetta messa a punto dell’evento in ogni suo aspetto organizzativo. Tra le attività svolte ci sono la ricerca della location più adatta all’evento, la scelta del catering, la vera e propria gestione dell’evento e il suo feedback. È il punto di riferimento per ogni ospite, dalla fase di invito fino alla conclusione dell’evento. E ovviamente si relaziona costantemente con gli altri servizi coinvolti. 

Risorse Umane per eventi

Marketing manager

Il marketing manager coordina tutti gli aspetti comunicativi legati all’evento, da quelli digitali a quelli di tipo più tradizionale. Supervisiona le diverse fasi di tutte le attività di marketing, dalla creazione di campagne pubblicitarie (online e offline) all’ideazione di loghi e seleziona i media attraverso cui comunicare l’evento. Identifica gli obiettivi di marketing, la mission dell’evento e analizza i trend per creare campagne ad hoc. Coordina grafici, social media manager, copywriter… insomma, qualunque aspetto legato al marketing e alla comunicazione. 

PR

La figura del PR cura tutte le attività di Pubbliche Relazioni. Il suo obiettivo? Costruire e mantenere una buona immagine dell’azienda nei confronti di media e pubblico. Ecco perché lavora a stretto contatto con il reparto marketing, cercando di trovare  modi creativi per mantenere alta l’attenzione intorno a brand ed evento. Questi professionisti si occupano anche di supervisionare e gestire vari aspetti in situazioni di potenziali crisi. Oltre a gestire la percezione pubblica dell’evento, affiancano il reparto marketing nella produzione di materiale promozionale e rilasciano comunicati stampa, selezionando il portavoce appropriato per i diversi comunicati. 

Customer care

Un ospite felice è un ospite che tornerà volentieri. Per questo bisogna creare l’ambiente giusto e non perdere mai di vista gli ospiti. A questo compito pensano hostess e steward, che si occupano dell’accoglienza del cliente per far sì che la sua prima impressione sia positiva. Hostess e steward anticipano ogni esigenza dei partecipanti all’evento, in modo tale da garantire un’esperienza positiva fin dall’inizio. E anche chi non ha frequentato molti eventi sa che spesso sono le cose più semplici a fare la differenza.

Mettere su un team, formato da persone competenti, affidabili e disposte a mettersi sempre in gioco è fondamentale per organizzare un evento di successo. Per questo motivo occorre scegliere con cura e attenzione le risorse umane a cui affidare l’organizzazione e la gestione dell’evento. Sono i pezzi del puzzle che renderà l’evento indimenticabile! 

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Post by Redazione

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