Organizzare un evento di successo è un’arte che richiede non solo delle competenze tecniche e logistiche, ma anche una buona dose di creatività. È importante infatti essere in grado di pensare fuori dagli schemi imposti dalle checklist: solo in questo modo si possono creare delle esperienze indimenticabili.

Ecco alcuni trucchi utili per progettare degli eventi memorabili condivisi dal nostro Michele Franzese, event organizer e CMO di Scai Comunicazione.

Perché superare i limiti della checklist

Anche quando si tratta di eventi interni e B2B, programmare un happening di successo non è affatto semplice: gli aspetti a cui pensare sono tantissimi, così come gli imprevisti. 

Una buona pratica organizzativa è quella di avere una checklist da seguire, ossia un elenco di azioni step by step da utilizzare come riferimento. 

Tuttavia, nonostante questa rappresenti un ottimo punto di partenza, può essere utile lasciarsi anche ispirare dal proprio pensiero creativo, per trovare delle soluzioni alle sfide che si presentano

Superare i limiti imposti dalla checklist significa evitare che diventi una gabbia per la creatività, anche se ciò richiede una particolare cura ai dettagli.

L’importanza di uscire fuori dall’ordinario

Un approccio creativo deve essere applicato nonostante l’evento funzioni, si registri un alto numero di partecipanti e si facciano meno errori rispetto al passato. 

Questo permette di imparare cose nuove e adattarsi velocemente ad esperienze insolite, sperimentando nuovi format e differenti modalità di interazione con gli invitati. In questo modo l’organizzazione degli eventi diventerà qualcosa di vivo e in costante mutazione.

Trucchi per distaccarti dalla checklist

Ogni evento ha una sua personalità e un suo stile, richiedendo quindi un approccio unico. La creatività rappresenta la chiave di un’organizzazione efficace e coinvolgente, in quanto consente di creare un’esperienza eccezionale, di distinguersi e di promuovere l’azienda.

Utilizza un approccio creativo sotto tutti i punti di vista, dalle fasi di costruzione dell’evento fino alla scelta del format e dei partecipanti.

Team 

Per organizzare un evento di successo dovrai selezionare delle figure (anche volontarie) con delle skill specifiche, a cui assegnare un ruolo ben definito. Pazienza, problem solving e la capacità di lavorare in gruppo sono difatti essenziali.

Budget 

Risparmiare non è sempre la scelta giusta: talvolta ciò che sembra troppo economico ha dei costi nascosti, peggiori di quelli visibili. La location, ad esempio, può rivelarsi particolarmente difficile da raggiungere oppure poco flessibile nelle prenotazioni.

Rientrare nel budget prefissato è possibile: basta applicare alcune accortezze. Non regalare gadget inutili, riduci il buffet, organizza l’agenda su meno giorni e sostituisci la musica dal vivo con playlist pre registrate.

Location

La scelta della location è essenziale per la riuscita di un evento. Questa, infatti, deve essere in grado di rispondere alle esigenze del pubblico, conformarsi al tema e soddisfare le esigenze organizzative. 

Un luogo non convenzionale, come uno shopping center, un capannone industriale, una libreria o una spiaggia, può dare un tocco di originalità e di freschezza, aumentando l’interesse e l’attenzione dei partecipanti.

Musica

L’impiego della musica non deve essere trascurato: se ben selezionata, è in grado di migliorare l’impressione dei partecipanti. Utilizzala come colonna sonora dell’evento e all’ingresso degli speaker, facendo sempre attenzione ai diritti di utilizzo.

Format 

Scegli il format più adatto agli obiettivi aziendali e che faccia sentire i partecipanti a loro agio. Testa formule diverse, come eventi di networking o workshop, in orari diversi, prevedendo anche dei momenti liberi. 

Ricorda di avere sempre un piano B per gli imprevisti, trattieni gli speaker presso l’evento per più tempo ed incoraggia l’interazione tra i partecipanti. Si tratta di aspetti che molto spesso vengono tralasciati, ma che in realtà contribuiscono a generare valore.

Speaker

Quando i relatori sono ben selezionati, il pubblico si sente ispirato dalle idee e dalle storie condivise, essendo quindi più incline a partecipare attivamente. 

Scegliere degli speaker (soprattutto chi non lo fa di mestiere) che abbiano pensiero creativo, sintesi, concretezza e che riescano a trasmettere un punto di vista diverso, fa acquisire maggior pregio all’evento.

Partecipanti

Una delle domande principali che dovrebbe porsi ogni organizzatore di eventi è: perché le persone dovrebbero partecipare? Un quesito necessario per mettere in evidenza il valore che riceveranno, da comunicare con originalità e su più touchpoint.

Scrivi quindi un messaggio personale su LinkedIn, inserisci l’invito nella firma della mail, invia mail, chiamali singolarmente, manda un messaggio via WhatsApp il giorno dell’evento e ricordalo spesso alla fine delle riunioni. 

Cosa fare la settimana prima dell’evento

Sii sempre pronto agli imprevisti e a dover modificare anche degli aspetti rilevanti, come location, meteo e relatori: l’importante è non impanicarsi troppo e non lasciar trapelare eventuali difficoltà.

Durante l’evento

Una volta iniziato l’evento, monitora il timing e se qualcosa sta andando storto agisci il prima possibile. Raccogli i feedback e registra tutto ciò che accade: questo è particolarmente utile per non ripetere gli stessi errori in futuro.

Accogli i partecipanti al meglio e falli sentire speciali, soprattutto chi viene da solo. Data l’influenza che gli addetti all’accoglienza hanno nel suggestionare l’umore delle persone e la loro predisposizione nello stare all’evento, metti in reception delle persone competenti e che abbiano potere decisionale.

Dopo l’evento

Un altro momento fondamentale è la fine dell’evento, in cui l’attenzione sugli organizzatori è massima. Mantieni la formalità e chiedi dei giudizi. Si tratta di un’opportunità straordinaria per consolidare le tue skill organizzative e generare contenuti rilevanti che rimangano nel tempo.

Racconta l’evento con un teaser composto da pezzi di eventi precedenti, racconta le storie sia di chi partecipa che della parte organizzativa, non prenderti troppo sul serio e utilizza la tecnica documentaristica per creare dei format originali. 

Invogliare le persone a creare dei contenuti (blog post, interviste, podcast), permette di mostrare il loro punto di vista e di poterli riutilizzare. 

 

Pianificare un evento di successo richiede una particolare attenzione ai dettagli, un’accurata preparazione, ma anche passione e creatività: due skills che fanno la differenza tra un evento mediocre e uno straordinario!

 

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