Come trovare la location giusta per il tuo evento di successo

Cosa, chi, come, quando…e dove! Quanto è importante riuscire a scegliere il luogo adatto per il successo di un evento? La ricerca del posto perfetto dovrà rispondere a tantissimi criteri, alcuni partici, altri strutturali, altri tematici. Essenziale è l’effetto wow. Andiamo a scoprire come individuare la location più adatta per il vostro evento.

Cosa: la location disegnata sul contenuto

Il criterio per la selezione della vostra location parte decisamente dal contenuto dell’evento. Ossia dall’occasione. Un evento è la condivisione di un momento, un ‘opera di project management. Assumerà forme e avrà etichette precise: un convegno, un summit, una mostra, la presentazione di un progetto o di un’opera, l’avvio o la chiusura di un’attività, la celebrazione di una ricorrenza. Un primo punto fondamentale nella nostra check-list perché esclude location improbabile e inadatte e  indica quelle più adatte. Così un per un evento istituzionale, un convegno o un summit si preferirà una sala convegni realizzata all’interno di un albergo o di enti pubblici, come può essere un’aula magna universitaria. Di sicuro impatto è un centro congressuale.

Le strutture adibite a offrire servizi simili propongono diverse soluzioni e spazi. Tanto da risultare un’ottima scelta anche per le altre tipologie. Un evento musicale non può prescindere da caratteristiche tecniche indispensabili: acustica, spazi adatti a parco luci e attrezzature. Oltre a spazi insonorizzati.  Gli eventi privati , quelli legati a percorsi creativi o destinati a un pubblico di nicchia possono utilizzare spazi non specializzati e letteralmente creare lo spazio laddove non esiste. Mostre, sfilate di moda, performance teatrali inventano la location riempiendola di senso, proprio attraverso il contenuto dell’evento. Così fabbriche dismesse, vecchi ruderi, strutture urbane o mete naturalistiche si trasformano in allestimenti, passerelle, leggii e palcoscenici.

Chi: i destinatari dell’evento

Se avete scelto la tipologia del vostro evento, contemporaneamente saprete a chi vi state rivolgendo. Colleghi di un medesimo ambito lavorativo, fruitori di prodotti culturali, produttori, imprese, venditori, partner o probabili investitori. La scelta della location dovrà considerare le caratteristiche singolari e di fruizione, i luoghi da cui gli ospiti provengono, la tipologia di coinvolgimento e partecipazione che offriranno all’evento stesso.

L’evento è luogo di interazione e di scambio. Si preferirà perciò uno spazio che riesca a garantire praticità di accesso e di accessibilità.  Si offriranno soluzioni studiate da un’ottima progettazione logistica che creerà percorsi alternativi e soluzioni di trasferimento adattate alle singole esigenze. In base agli ospiti e alla tipologia di evento, la location utilizzerà sedute tradizionali, in stile conferenza o preferirà allestimenti ricercati, con spazi e sedute confortevoli. La progettazione dello spazio in  piccoli gruppi di sedute risulta adatta a favorire le conversazioni.

Come: l’evento e il tema

Contenuto e destinatari e modalità di fruizione. La location dovrà recepire la tipologia di partecipazione all’evento, predisponendo strutture e oggetti, strumenti e arredi modulabili a seconda delle necessità. Così, se l’evento ha carattere divulgativo, prevede interventi e workshop, sale, sedute e progettazione dello spazio conteranno sulla possibilità di utilizzare maxischermi, proiettori, luci e sistema fonico, telecamere e naturalmente microfoni o postazioni per la traduzione simultanea.

Gli eventi dedicati ai grandi temi del food prevedono allestimenti creativi e inclusivi, fornendo spesso agli utenti la possibilità di godere di una esperienza partecipata più che di un semplice evento. Utilizzeranno sedute e percorsi dinamici, favorendo sedi all’aperto o grandi spazi stile fabbrica. Gli eventi legati al glamour, alla moda e alle altre forme espressive, dall’arte alla diffusione dei diversi prodotti culturali, terranno in modo speciale all’effetto wow che dicevamo. Le passerelle diventano prati e gallerie d’arte, le presentazioni di artisti e mostre si svolgono in stazioni ferroviarie e spazi metropolitani, con un investimento su scenografia e oggetti di scena, favorendo l’immersione totale dei fruitori nell’evento che diventa un’opera aperta in forma di performance.

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Quando: la location in calendario

Il lancio della vostra linea di moda è sarà all’aperto…nel mese di ottobre? Forse non è la scelta più giusta. La data di presentazione del vostro progetto è parte fondamentale nella scelta della location. Un evento a bordo piscina è incompatibile con le temperature autunnali e invernali. Alle considerazioni di carattere meteorologico vanno aggiunte quelle di carattere organizzativo: si dovrà individuare una data libera da altri eventi simili o anche di diverso tenore ma che potrebbero compromettere la risposta in termini di partecipazione. Questa indicazione dice molto anche sulla tempestività e la necessità di progettare un evento di successo con molto anticipo. Aspetto che si riflette anche sulla possibilità di scegliere le location più ambite per i diversi tipi di evento e di dettare la linea e la tempistica anche di altri eventi della medesima tipologia o realizzati in una medesima località.

Non solo. La scelta della data attiva la parte dedicata alla pubblicità e alla costruzione di un piano editoriale e di condivisione dell’evento. Con location e data blindati, l’evento potrà concretizzare la propria strategia di comunicazione e il prospetto di logistica. Per gli eventi privati sarà possibile recapitare inviti e organizzare catering, trasporto di materiale e allestimenti. Save the date, insomma!

Effetto wow: brand e emozione

La location racconta l’idea progettuale e racconta chi siete. La scelta del luogo è una vostra immagine anticipata, il programma narrato, lo storytelling di uno spazio materiale e reale che già è parte della narrazione dell’evento. Dalla praticità all’usabilità degli spazi alla scelta di un valore aggiunto che sarà anche firma dell’evento. Location speciali, come quelle situate in luoghi naturali e architettonici speciali sono già carichi di pathos di default: non serve aggiungere molto a una sfilata a Piazza di Spagna come a luoghi incantevoli come i palazzi storici, i castelli o i luoghi iconici e universalmente riconosciuti.

L’effetto wow progettuale invece presuppone un grande investimento sul design dell’evento stesso e sulla sua narrazione concettuale. Realizzare gadget e inviti personalizzati costruisce un filo rosso tra organizzazione e utente. Gli spazi avranno caratteristiche di inclusività, detteranno uno stile e sceglieranno l’idea di una unicità non ripetibile, dando senso e corpo all’idea di esclusivo e affascinante. Utilizzare uno spazio polifunzionale e multitasking offre ampie prospettive di personalizzazione. Cosa meno possibile in location istituzionali. Brandizzare l’evento è una dichiarazione d’intenti verso una scrittura e una progettazione emozionale. Un carattere rigoroso ma con grazia.

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