Gli eventi e le riunioni aziendali rappresentano un momento cruciale per la collaborazione e la condivisione di idee all’interno di un team. Quando ben gestite e organizzate, queste riunioni consentono a tutti i partecipanti di contribuire in modo significativo e di sentirsi veramente coinvolti e preziosi per il team. Ma come si può ottenere il massimo da questi momenti di interazione? La risposta sta nelle tecniche di facilitazione.

Le tecniche di facilitazione sono strumenti di gestione che non solo aiutano a gestire il flusso di informazioni e discussioni, ma consentono anche di mantenere il focus sugli obiettivi prestabiliti, trasformando un’attività di gruppo in un’esperienza altamente produttiva. 

Un’ampia gamma di tecniche di facilitazione è disponibile per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni evento. Dall’approccio del Fishbowl, che promuove la discussione aperta e la condivisione di opinioni, al World Café, che favorisce la collaborazione e l’approfondimento delle idee, esploreremo come queste tecniche possono essere impiegate per ottimizzare la tua prossima riunione o workshop aziendale.

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World Café

Il caffè, nel corso della storia, è stato un luogo in cui le persone si sono riunite per parlare, comunicare e condividere idee in un ambiente diretto, colloquiale e piacevole. È proprio da questa tradizione che nasce il World Café, un tipo di evento che attinge dall‘atmosfera accogliente e stimolante dei caffè storici, creando uno spazio di lavoro che invita i partecipanti a impegnarsi in discussioni libere e appassionate.

Ciò che rende il World Café unico è la sua capacità di promuovere discussioni autogestite all’interno di un quadro comune, guidate da domande chiave. L’idea alla base di questa metodologia è sorprendentemente semplice ma allo stesso tempo rivoluzionaria: creare conversazioni significative, affrontare progetti complessi in modo creativo e non convenzionale, e collaborare in modo concreto, divertente e produttivo.

Partecipare a un World Café significa dare vita a conversazioni importanti. Questo inizia con la formulazione di domande che invitino le persone a collaborare in modo positivo, esplorando il significato profondo delle questioni in discussione. L’ambientazione è ricreata con cura, riproducendo l’atmosfera intima e accogliente di un caffè: tavolini rotondi, ognuno progettato per ospitare da 4 a 6 persone, sono disposti in modo libero all’interno di uno spazio e sono forniti di materiali per annotare, disegnare e scrivere, consentendo ai partecipanti di catturare le idee mentre si sviluppano.

Il processo può durare da un’ora e mezza fino a 4 ore, coinvolgendo un numero minimo di 12 partecipanti, ma potenzialmente anche diverse centinaia. Gli argomenti vengono esplorati in piccoli gruppi che si riuniscono intorno ai tavoli, in sessioni consecutive. Ogni 20-30 minuti, i partecipanti ruotano da un tavolo all’altro, creando così nuovi gruppi e ampliando la portata delle conversazioni. Il World Café è molto più di un evento; è un’opportunità per dare voce alle idee, favorire la collaborazione e approfondire la comprensione dei temi cruciali. 

Fishbowl 

Nel tentativo di agevolare discussioni aperte e coinvolgenti in gruppi di dimensioni considerevoli, il rischio è quello che soltanto pochi partecipanti riescano a contribuire attivamente. Il metodo Fishbowl si presenta come una soluzione intelligente a questo problema, consentendo a un piccolo gruppo di persone di partecipare in modo attivo a una discussione, mentre gli altri partecipanti osservano il gruppo principale. Questa tecnica, ispirata dalla disposizione dei posti a sedere simile a una boccia per pesci rossi, si rivela particolarmente efficace quando è necessario un lavoro efficiente su un argomento con un gruppo affollato.

Nel contesto del Fishbowl, i partecipanti alla discussione si collocano in una specifica disposizione dei posti a sedere, solitamente con un cerchio esterno e uno interno. All’interno della “boccia del pesce rosso”, il gruppo principale conduce la discussione sull’argomento prescelto, mentre il cerchio esterno è composto dagli osservatori che seguono inizialmente la discussione. È possibile che un moderatore sovraintenda l’interazione e intervenga se necessario, a discrezione del gruppo.

Il Fishbowl può essere “aperto” o “chiuso”. La distinzione è chiara: il Fishbowl aperto offre una o più sedie libere per il pubblico interessato, consentendo loro di intervenire con commenti o domande. D’altra parte, il Fishbowl chiuso non prevede sedie libere e tende a limitare la partecipazione del pubblico.

Prima di avviare il Fishbowl, è importante che il facilitatore principale presenti le regole di base, stabilendo una serie di norme chiare. Queste regole potrebbero includere il divieto di interruzioni, il rispetto delle opinioni altrui e il mantenimento del rispetto per l’intero processo. Successivamente, l’argomento della discussione viene introdotto o presentato brevemente, spesso da parte dell’organizzatore dell’evento, prima che il facilitatore avvii la discussione vera e propria. La discussione continua finché il tempo prestabilito si avvicina alla fine o quando la discussione giunge naturalmente a una conclusione. Al termine dell’interazione, il facilitatore conduce una fase di riflessione condivisa, in cui sia i partecipanti attivi che gli osservatori possono condividere le loro ultime riflessioni.

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Open Space Technology (OST)

L’Open Space Technology rappresenta un approccio creativo, dinamico ed entusiasmante che si rivela straordinariamente efficace nei contesti caratterizzati da grandi gruppi e situazioni complesse che richiedono un cambiamento significativo. Questa metodologia è anche un’efficace fonte di ispirazione per raccogliere idee e spunti innovativi per nuove attività. L’OST mette al centro l’auto-organizzazione, ed è notevolmente scalabile e adattabile, adatto tanto a gruppi da 5 a oltre 2000 persone. 

L’OST offre un’esperienza unica in cui la gestione autonoma dei gruppi è la norma, la leadership è condivisa in modo continuo e la diversità diventa una risorsa potente, piuttosto che un ostacolo da superare. Una delle massime esemplificazioni dell’approccio OST è la “legge dei due piedi”: la natura ci ha dotato di due piedi per muoverci, quindi se un partecipante avverte che non è nel posto giusto o che non può contribuire appieno, è incoraggiato a spostarsi dove può offrire il suo massimo contributo.

L’Open Space Technology si basa su quattro principi fondamentali:

  • Le persone giuste: ogni persona che partecipa è considerata la persona giusta per essere presente, indipendentemente dall’identità. Ciò crea un ambiente aperto e inclusivo.
  • Unica possibilità: quello che accade durante un evento OST è l’unica cosa che può accadere. Questo principio incoraggia l’accettazione e l’apertura verso l’inesplorato.
  • Inizio e fine: quando un evento OST inizia, inizia; quando finisce, finisce. Questo principio enfatizza il rispetto del tempo e della spontaneità nelle discussioni.
  • La legge dei due piedi: questo principio, menzionato in precedenza, incita i partecipanti a prendere la piena responsabilità del loro coinvolgimento, spostandosi fisicamente quando sentono che possono contribuire di più altrove.

L’OST libera la libertà e la responsabilità dei partecipanti in un processo di auto-organizzazione che promuove la creatività e l’emergere di nuove sinergie. In modo semplice ma potente, questa metodologia stimola l’intelligenza collettiva e dimostra che quando le persone si uniscono in un ambiente aperto e collaborativo, le possibilità sono infinite.

Dragon Dreaming

Il Dragon Dreaming è un approccio innovativo e coinvolgente per la progettazione nel campo dell’innovazione sociale. Questo metodo si distingue per la sua leggerezza e giocosità, trasformando il processo di progettazione in un’avventura entusiasmante.

Nel cuore di questa metodologia, il gruppo di progettazione crea una sorta di “tavolo da gioco” in cui ogni passo da compiere è connesso in modo fluido e dinamico, attraverso flussi di comunicazione e collaborazione. Questi passi sono suddivisi in quattro aree tematiche chiave: il sogno, la progettazione, l’attuazione e la celebrazione. Questa suddivisione semplice e intuitiva serve a ricordarci costantemente che ogni aspetto è essenziale per rendere un progetto veramente significativo e degno di essere vissuto.

Secondo i principi del Dragon Dreaming, un progetto deve soddisfare determinati requisiti e seguire specifiche fasi per avere successo. Innanzitutto, il progetto deve essere orientato alla crescita personale, rappresentando un impegno verso il nostro sviluppo individuale, il risveglio spirituale e la consapevolezza.  

Inoltre, il progetto deve promuovere e rafforzare le comunità di cui facciamo parte. Il sogno iniziale si diffonde attraverso la condivisione, trasformandosi in un sogno collettivo che coinvolge tutti i partecipanti. La collaborazione e il senso di appartenenza diventano quindi elementi fondamentali nella realizzazione del progetto.

Infine, il Dragon Dreaming richiede che il progetto sia al servizio della Terra. Questo significa che dovrebbe contribuire al benessere e alla prosperità della vita stessa, attraverso la costruzione di strutture di supporto alla vita, il sostegno alla gioia, alla bellezza, alla creatività e alla salute di tutti gli esseri viventi.