Una delle domande più frequenti nell’ambito dell’organizzazione di eventi è: quanto tempo serve per organizzarne uno? La risposta varia a seconda della tipologia, della rilevanza e complessità, del numero e degli invitati.
In generale, il minimo è tre mesi, fino ad arrivare all’anno per quelli più articolati, come i convegni nazionali o internazionali.
Nel caso di eventi che prevedano degli sponsor, è bene anticipare i tempi e prevedere insieme agli stessi una programmazione ad hoc che li riguardi.
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L’importanza di un piano d’azione
Per pianificare un evento di successo serve un vero progetto. Si parte dal brief, una riunione che ha come scopo quello di chiarire a tutti i soggetti coinvolti quali saranno le caratteristiche principali dell’evento, chi saranno i relatori e quali obiettivi raggiungere, stilando già una bozza del programma.
Il secondo passo riguarda le scelte di base come la location, i fornitori ed eventuali sponsor. Queste sono utili per avere già una visione d’insieme e riuscire a prevedere quali saranno le principali criticità, soprattutto per quanto riguarda la logistica.
Un’altra delle prime attività da prevedere dovrebbe essere la creazione di una sequenza temporale, un must per qualsiasi evento.
Cos’è una sequenza temporale e perché è importante
Si tratta di una lista di controllo, in ordine cronologico, di tutte le fasi e i passaggi coinvolti durante la pianificazione di un evento.
Il periodo di tempo considerato dipende dalla natura dell’evento e dalle sue dimensioni. Per un piccolo evento, questa potrebbe durare solo uno o due mesi, con una o due fasi, mentre per un grande evento annuale con migliaia di partecipanti e ospiti celebri, la sequenza temporale dell’evento è fino a 12 mesi, in genere con più stadi.
Creare una sequenza temporale di ogni fase e passaggio della pianificazione, nel giusto ordine, è essenziale per organizzare un evento indimenticabile.
Questa può assicurarti di:
- Completare tutte le attività associate alla pianificazione e di non tralasciare inavvertitamente nulla
- Rispettare tutte le scadenze, comprese la prenotazione di una location, il catering, la musica e qualsiasi altro servizio utile
- Rispettare il budget, sia su ogni categoria che per l’evento in generale
- Coordinare più gruppi di persone affinché siano tutti pronti a partire al momento giusto
- Collaborare in modo efficace con coloro che lavorano all’evento, in modo che sappiano già cosa fare quando arrivano in sede
- Avere abbastanza tempo per incorporare eventuali aggiunte o modifiche necessarie e per affrontare eventuali problemi, in modo che non influenzino il successo dell’evento.
Non importa quanto un evento sia grande o piccolo: creare e seguire una sequenza temporale può semplificare la sua pianificazione. Ti dà una guida da seguire e ti assicura di non saltare nessun dettaglio importante.
Alcuni suggerimenti per creare una sequenza temporale
Una timeline per la pianificazione di un evento può essere semplice o dettagliata. Tuttavia, più la cronologia è ricca di dettagli, più è utile. Ecco alcuni consigli per costruire una timeline efficace.
Definisci i punti di ancoraggio
Un punto di ancoraggio è una voce che deve essere completata in un momento specifico. Ciò potrebbe includere le riunioni con i clienti, la prenotazione di una sede o il pagamento dei fornitori. Si tratta di elementi non flessibili, da portare a termine entro una data specifica e che non sono sotto il tuo controllo.
Queste ancore forniscono delle linee guida che possono aiutare a creare una sequenza temporale logica, coerente ed efficace.
Tieni conto delle tempistiche dei fornitori
Per considerare anche le tempistiche dei fornitori durante la preparazione di un evento, avrai bisogno di uno scambio approfondito di informazioni durante la scelta di uno piuttosto che di un altro.
Ad esempio: per un’azienda che fornisce musica a un evento, di quanto tempo ha bisogno per installare l’attrezzatura ed eseguire i controlli del suono?
Pianifica gli imprevisti
Non importa quanto sia completa ed esaustiva la timeline, c’è sempre il rischio che accada qualcosa di cui non hai tenuto conto:
- un fornitore potrebbe inaspettatamente cessare l’attività
- il relatore principale potrebbe annullare la sua presenza due settimane prima dell’evento
- lo sponsor più grande potrebbe tirarsi indietro, subito dopo che la campagna di marketing è stata pubblicata.
Problemi come questi possono sicuramente creare delle difficoltà nel rispetto di una sequenza temporale attentamente pianificata. Sebbene non sia possibile prevedere esattamente il verificarsi di problemi, è possibile tuttavia pianificare la presenza di imprevisti. Quindi, se qualcosa va storto, l’effetto sulla sequenza temporale non sarà poi così grave.
Il modo più semplice per farlo è aggiungere un po’ di tempo alla fine di ogni fase di pianificazione principale.
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Il diagramma di Gantt
Oltre alla sequenza temporale, si possono utilizzare degli schemi specifici su cui visualizzare il flusso del lavoro, da aggiornare di volta in volta. Quello più utilizzato è il diagramma di Gantt, molto conosciuto nella pianificazione dei progetti: sulla linea orizzontale si riporta il calendario, in quella verticale le cose da fare. In questo modo si ha tutto sotto controllo, riuscendo a gestire meglio anche gli eventuali imprevisti.
Gli elementi principali di un diagramma di Gantt sono:
- Date d’inizio e fine del progetto
- Attività e sotto-attività e le relative dipendenze, ossia quali possono essere eseguite in qualsiasi momento e quali si devono completare prima o dopo l’inizio o la fine di un’altra attività
- Tempistiche previste: indica la deadline entro la quale ogni attività dovrebbe essere realizzata
- Progressi: fa vedere l’esatto andamento del progetto e quali task sono già state eseguite.
Ogni evento è unico: per questo è importante pianificarlo per tempo e affidarsi ad un’agenzia eventi seria e professionale. Con una sede anche a Milano, SCAI Comunicazione mette a tua disposizione un team di esperti, che ti supporteranno per organizzare un evento aziendale memorabile.