Guida completa all’organizzazione di eventi online

State pensando di organizzare un evento online? Ottima idea, perché pianificare e gestire un evento digitale è un’esperienza ricca di vantaggi e opportunità sia per il promotore dell’evento, sia per l’utente che verrà coinvolto da un’esperienza nuova e immersiva.

Ad esempio, sapevate che organizzare un evento online può migliorare la visibilità aziendale, generare nuovi lead ma anche raccontare molto della cultura e dell’identità innovatrice di un’azienda? Se progettati bene, gli eventi digitali possono anche contribuire a creare o rafforzare l’appartenenza a una community, coinvolgendo le persone a sentirsi parte di un gruppo in cui riconoscersi.

Purtroppo, però, la maggior parte delle aziende non ha ancora compreso il grande potenziale degli eventi online, scambiandoli spesso per dei lunghi webinar poco stimolanti in cui non c’è posto per l’interazione tra speaker e partecipanti all’evento. Niente di più sbagliato!

Il segreto per organizzare un evento online di successo sta tutto nella pianificazione studiata e attenta di ogni fase della sua organizzazione, ma comprende anche quella dose di creatività necessaria a rendere l’evento virtuale non solo interessante ma soprattutto interattivo.

organizzare evento online

Oggi è possibile organizzare eventi online di qualunque tipo, dai workshop ai convegni, dai festival agli hackathon, ma l’importante è sapere quali sono gli step da seguire e gli strumenti giusti da utilizzare per pianificare un evento digitale attorno al quale generare interesse e attenzione.

Nella nostra guida completa all’organizzazione di eventi online vi illustreremo tutto quello che bisogna conoscere per pianificare un evento virtuale di successo, dalla definizione iniziale degli obiettivi fino al follow-up previsto a fine evento.

Prima però cominciamo dai vantaggi e scopriamo perché, soprattutto oggi, è importante sapere come organizzare un evento online.

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Quali sono i vantaggi di organizzare un evento online

Abbiamo già detto che tra i vantaggi offerti dall’organizzazione di un evento virtuale ci sono l’opportunità di migliorare la brand awareness aziendale e la possibilità concreta di generare nuovi lead, ma ne esistono ovviamente molti altri altrettanto importanti su cui puntare, come ad esempio:

  • la possibilità di rafforzare il network conoscendo nuovi potenziali partner o affiliati;
  • la possibilità di far conoscere meglio i prodotti e/o i servizi ai clienti o di svilupparne di nuovi;
  • la possibilità di incrementare il database contatti per le attività di email marketing;
  • la possibilità di aumentare le vendite, se ad esempio è previsto l’acquisto di biglietti o la promozione di un’offerta specifica riservata esclusivamente ai partecipanti all’evento;
  • l’effettivo contributo all’ambiente grazie al risparmio di considerevoli quantità di CO2 emesse.

LEGGI ANCHE: Organizzi eventi? Ecco come passare da un evento fisico ad un evento online

Scegliete i vostri obiettivi

Adesso che conoscete quali vantaggi può assicurare la realizzazione di un evento online al vostro business, è il momento di passare all’organizzazione vera e propria dell’evento. Prima di lanciarvi nella pianificazione, però, dovreste avere ben chiaro in mente qual è l’obiettivo che intendete raggiungere.

Ad esempio, un evento online organizzato con l’obiettivo di incrementare gli iscritti alla propria mailing list sarà diverso da un evento online organizzato per generare entrate dalla vendita di biglietti. Proprio per questo, una volta stabilito lo scopo a cui puntate, sarà possibile progettare un piano efficace perché interamente allineato ai vostri obiettivi.

Create un piano operativo

Se vi è già capitato di aver organizzato eventi, fisici o virtuali, saprete già quanto è importante fare attenzione ai dettagli. I piccoli dettagli, infatti, possono fare una grande differenza e avere un enorme impatto sull’esito positivo o negativo finale del vostro evento online.

Un esempio? Contribuiscono al passaparola o all’eventuale ripetizione dell’esperienza da parte dei partecipanti soddisfatti.

Creare un piano operativo ragionato è importante per capire quali aspetti meritano la giusta attenzione per decretare o meno il successo del vostro evento.

Iniziate dalle basi

Vi sembra un’ovvietà? Possibile ma, come abbiamo già detto, i dettagli sono fondamentali per organizzare un evento online di successo.

Avete già stabilito in quale giorno si svolgerà il vostro evento? Quanto tempo durerà? Quanti utenti potranno partecipare? Sarà gratuito o a pagamento?

Ogni approccio ha i suoi pro e i suoi contro. Ad esempio, organizzando un evento gratuito probabilmente ci saranno più utenti da registrare ma anche molti possibili “abbandoni”.

Con un evento a pagamento, invece, bisognerà pensare a un’offerta convincente capace di attirare il maggior numero di iscritti, e in questo caso gli utenti saranno sicuramente più propensi a partecipare all’evento proprio perché avranno pagato per assistervi.

Pensate al budget disponibile

Gli eventi fisici che coinvolgono le persone dal vivo prevedono solitamente la definizione di un certo budget, specifici obiettivi legati al numero di biglietti venduti e, nel migliore dei casi, un rapporto finale che metta a sistema profitti ed eventuali perdite.

L’organizzazione di un evento online dovrebbe procedere in maniera simile, ovvero, sebbene gli eventi digitali siano decisamente più economici di quelli fisici perché non richiedono di sostenere una serie di costi (affitto di locali, spese di trasporto), ciò non toglie che siano del tutto a costo zero.

definizione budget evento onlineEsistono infatti i costi di marketing, le spese legate all’acquisto di software dedicati oppure quelle relative ai pagamenti online.

Per questo, avere un budget ragionevole di cui disporre può agevolarvi nell’organizzazione di un evento virtuale capace di distinguersi ed essere ricordato in maniera positiva, soprattutto se nel preventivo delle spese vorrete inserire un budget extra dedicato, ad esempio, all’acquisto di gadget originali per tutti i partecipanti.

Scegliete un tema

Uno degli errori più grandi che riguarda l’organizzazione di eventi in generale è quello di non sapere con esattezza quale sarà l’argomento portante.

Molto spesso il pensiero comune è quello di scegliere un tema ampio con la speranza che possa coinvolgere il maggior numero di persone, ma il rischio è che succeda effettivamente l’opposto, ovvero che cercando di parlare a tutti si finisca per non convincere nessuno.

La strategia migliore è invece quella di puntare a una nicchia specifica di persone e di sfruttare la propria esperienza in un determinato settore per parlare a un pubblico sicuramente interessato.

Ad esempio, se avete intenzione di organizzare un evento online sulle tendenze del marketing digitale nel 2020, potreste scegliere un solo trend specifico e rivolgerlo a una fetta di pubblico altrettanto specifica, come ad esempio parlare dell’advertising su Instagram alle startup che operano nel settore tech.

Scegliete gli speaker giusti

La maggior parte delle persone è convinta che gli speaker siano l’attrattiva principale di un evento online. Vero, ma non sempre. Spesso contano molto di più i contenuti proposti che non i relatori scelti per parlarne, e alla fine sono proprio i contenuti a decretare il successo complessivo dell’evento.

Ad ogni modo, una volta che avete stabilito di quanti e quali speaker ha bisogno il vostro evento online, il suggerimento è quello di creare una lista e dividerla in tre parti:

  • gli speaker che vorreste invitare ma che è difficile coinvolgere;
  • gli speaker che si lasciano “corteggiare” a lungo ma con i quali c’è una concreta possibilità di collaborazione;
  • gli speaker che sicuramente parteciperanno al vostro evento senza tenervi sulle spine.

Creata la lista dovreste poi riflettere su alcuni punti: volete coinvolgere anche alcuni membri del vostro team o far parlare alcuni dei vostri clienti? E di quale argomento? E quanto spazio affidargli rispetto agli speaker esperti che vi piacerebbe invitare? Ma anche, quanto tempo siete disposti a investire per scegliere i vostri relatori?

organizzazione evento online

In molti pensano che la fase di reclutamento sia effettivamente la più dispendiosa in termini di tempo, ma in realtà lo step operativo che richiede maggiori sforzi è quello relativo all’esame e alla gestione dei relatori.

Per essere certi di garantire dei contenuti di valore a tutti i partecipanti al vostro evento online è necessario verificare quale contributo possono effettivamente dare gli ospiti che parleranno.

Se volete scoprire di che pasta è fatto il vostro speaker, un consiglio su tutti è quello di scovare alcuni dei loro talk passati o semplicemente di scambiarci quattro chiacchiere al telefono per farvi un’idea più sicura.

Se invece avete coinvolto anche o esclusivamente dei giovani relatori con poca esperienza nella gestione degli speech, potrebbe aiutarvi molto offrire il vostro supporto nella realizzazione delle presentazioni, revisionarle insieme o proporre delle simulazioni per essere più sicuri del buon esito finale dell’evento online.

Una volta ingaggiati tutti gli speaker, non vi resterà che comunicare chiaramente le scadenze prima di andare in live streaming.

Trovate gli sponsor

Trovare gli sponsor non è affatto obbligatorio ma può aiutare, in alcuni casi, a ripagare i costi del vostro evento virtuale, quindi a ricavarne potenzialmente un profitto.

Se scegliete di trovare degli sponsor per il vostro evento online, ecco alcune domande da considerare: quanti pacchetti sono previsti? Quanti sponsor possono acquistarli? Quante sponsorizzazioni volete vendere? Qual è il processo che avete testato per assicurarvi di mantenere le promesse fatte agli sponsor? E chi è il responsabile delle vendite?

Se nella fase di ricerca sponsor riuscite poi a trovare dei partner capaci di interagire con la vostra community, avete fatto bingo: sarà infatti molto più semplice coinvolgere attivamente i partecipanti al vostro evento online se lo sponsor sarà allineato al target dell’evento.

Ma non pensate che anche gli eventi online non si possano personalizzare: gli sponsor, infatti, possono fare la loro parte inviando ad esempio delle cartoline customizzate a tutti gli iscritti.

Creare un elemento di sorpresa fa sempre piacere ed è sicuramente un valore aggiunto che stupirà il vostro pubblico, soprattutto perché non abituato ad associare il gadget in regalo a un evento virtuale.

Create l’atmosfera giusta 

Questo è il terreno su cui si gioca la vera opportunità di distinguersi nella creazione di un evento online che valga la pena di essere ricordato. Si tratta di creare l’atmosfera giusta capace di stimolare la socialità, la connessione e il senso di community dei partecipanti.

Riuscirci durante un evento fisico è più facile perché avviene in maniera del tutto naturale, farlo in uno spazio virtuale è invece la vera sfida.

Come? Un consiglio è di istituire un vero e proprio comitato di benvenuto incaricato di accogliere gli utenti ogni volta che si registrano al vostro evento, ad esempio con l’invio di un breve video di ringraziamento personalizzato, registrato direttamente dalla webcam di una piattaforma di screencasting come Loom. Oppure potete inviare ancora una volta un gadget, direttamente a casa o in ufficio, con un biglietto incluso scritto però rigorosamente a mano.

Un’idea è anche quella di creare un canale Slack, un gruppo Facebook o una community online esclusivamente dedicata ai partecipanti, che inviterete su queste piattaforme una volta registrati per conoscersi e socializzare in vista dell’inizio dell’evento.

socializzare onlinePer questo scopo esistono una serie di nuovi strumenti pensati per la collaborazione tra gruppi che facilitano le presentazioni e incoraggiano i partecipanti a parlare tra loro, come ad esempio teeoh o Run The World.

A volte, però, la soluzione più semplice è anche quella migliore: in questi casi, anche i più immediati messaggi su Slack, Zoom, o una chiamata via Skype possono funzionare altrettanto bene.

Suggerimento professionale: un modo per facilitare le presentazioni tra i partecipanti è quello di inviare un sondaggio preliminare. Si tratta di un’opportunità per raccogliere ulteriori dati demografici su chi partecipa e su come è venuto a conoscenza dell’evento, che potrete utilizzare in futuro per scopi di marketing.

Quando invece l’evento è già iniziato, ci sono diversi modi per interagire o far interagire i vostri utenti:

  • creare dei break tra un video e l’altro (ad esempio, fare in modo che i partecipanti convidividano le loro foto e le visualizzino tra un video e l’altro, per farli sentire parte di una community e riconoscere le rispettive provenienze);
  • utilizzare uno strumento interattivo per creare sondaggi e sessioni di Q&A durante le presentazioni;
  • ospitare un happy hour virtuale su una piattaforma come Zoom alla fine dell’evento.

Scegliete gli strumenti giusti per arricchire il vostro evento online

La regola da seguire è: prima stabilite come vorreste che fosse il vostro evento online, poi scegliete la piattaforma o gli strumenti che vi serviranno per organizzarlo.

Gli strumenti a disposizione di chi vuole organizzare ad esempio un webinar ma anche un evento online sono tantissimi: Crowdcast, Demio, RingCentral, GoToWebinar e Zoom, fino alle opzioni di live-streaming come Twitch, Youtube Livestream e Facebook Live.

Ci sono anche strumenti specifici per gli eventi online come Hey Summit, Remo, Hop In e AirMeet.

Promuovete il vostro evento virtuale

Il modo in cui deciderete di promuovere il vostro evento online dipenderà molto dall’obiettivo iniziale che vi siete prefissi.

Tra le cose che sicuramente però possiamo consigliarvi di fare è partecipare ad altri eventi virtuali per trarre ispirazione su tutto ciò che vi piacerebbe o non vi piacerebbe riportare nel vostro evento online.

Tra i requisiti minimi che vi serviranno c’è sicuramente l’utilizzo di una landing page con un form di registrazione che non deve mai dimenticare il campo email da richiedere agli utenti che vogliono iscriversi.

Dovreste poi avere un piano di marketing dove fissare le principali scadenze del vostro progetto e capire su quali canali concentrarvi, ma anche per monitorare tutti i progressi verso il raggiungimento del vostro obiettivo.

Comunicate subito e fatelo spesso

Per l’organizzazione di un evento, che sia online o fisico, la comunicazione è tutto. Internamente, dovreste comunicare moltissimo rispetto al lavoro che state facendo insieme al vostro team.

Per quanto riguarda la comunicazione esterna, invece, iniziate a promuovere il vostro evento online non appena sarà possibile iscriversi. Ricordate che la comunicazione non si esaurisce solo una o due settimane prima dell’evento ma continua anche durante la fase di vendita (se è previsto l’acquisto di biglietti) o di registrazione all’evento, soprattutto attraverso l’invio di messaggi personalizzati a tutti i partecipanti. Non sottovalutate poi il numero di email che vi arriveranno.

comunicare un evento via emailImpostate un programma di contenuti con tutti gli argomenti che vorreste trattare e rispettatelo: vi aiuterà a rimanere coerenti per tutta la comunicazione dell’evento.

Ecco alcune idee da seguire:

  • condividete il “dietro le quinte” della fase preparatoria all’evento online;
  • annunciate progressivamente i nomi degli speaker che parteciperanno;
  • inviate un sondaggio pre-evento.

Un grande sforzo comunicativo vi servirà anche sul lungo termine, nella costruzione e nel mantenimento di rapporti e relazioni con gli speaker e gli sponsor che avete coinvolto, ma anche per fidelizzare tutti i partecipanti all’evento.

Create la vostra agenda

Con la gestione dell’agenda vale la regola “less is more”. Chiunque approcci per la prima volta l’organizzazione di eventi online ha la tentazione di riempire il proprio evento di decine di speaker e presentazioni interessanti ma, anche se l’intenzione è buona, tutto questo potrebbe crearvi qualche problema e moltissimo stress.

Concentratevi invece su un numero ridotto di presentazioni ma di qualità. Per quanto riguarda la presenza degli speaker, invece, l’ideale sarebbe invitarne non più di quattro al giorno, anche per venire incontro ai partecipanti all’evento che non sarebbero contenti di rimanere troppe ore seduti davanti al computer per ascoltare qualcuno parlare.

Fate un test

Prima di andare live con il vostro evento live ricordatevi di fare una prova generale con gli speaker almeno 24 ore prima:

  • assicuratevi che il wifi funzioni bene per voi e per tutti i relatori;
  • verificate l’audio: ogni speaker dovrebbe indossare le cuffie, scegliere un posto tranquillo e utilizzare un microfono;
  • controllate l’illuminazione: no alle stanze troppo buie o troppo illuminate;

Pensate poi a un piano B di emergenza, nel caso in cui qualcosa non dovesse funzionare il giorno dell’evento. Ad esempio:

  • cosa succede se i partecipanti non possono accedere e partecipare ai talk?
  • cosa fare se il wifi si spegne per uno dei vostri relatori?
  • cosa fare se uno speaker si ammala o non si presenta all’ultimo minuto?
  • come rimediare ai problemi di audio per voi o per un relatore?

Siate lungimiranti e giocate d’anticipo per non farvi cogliere impreparati dai possibili imprevisti del caso.

Gestione dell’evento virtuale

Ecco alcune cose che potete fare il giorno del lancio del vostro evento online per aumentare le possibilità di successo:

  • assegnate a un membro del team la gestione della chat dei partecipanti e degli strumenti di engagement per l’intero evento (ad esempio sui social media, all’interno dell’evento virtuale vero e proprio, ecc.);
  • assicuratevi di avere un team tecnico pronto a risolvere qualsiasi problema e a gestire immediatamente la parte tecnica dell’evento;
  • considerate la possibilità di reclutare volontari per assistere le parti chiave del vostro evento online. Questo può includere l’aiuto con la moderazione della community, l’essere parte di un comitato di benvenuto, prendere appunti in un Google Doc, ecc.

Follow-up dopo l’evento

Se pensate che l’evento online si esaurisca una volta spento tutto, vi sbagliate: il modo in cui farete follow-up alla fine del vostro evento detterà il modo in cui le persone si ricorderanno dell’esperienza. Ecco una checklist di cose che dovreste fare dopo il vostro evento virtuale:

  • inviate eventuali comunicazioni di follow-up delle vendite se avete fatto un’offerta o una proposta di vendita durante l’evento. Il consiglio è di inviarne almeno 3, di cui una subito prima della scadenza delle vendite, se possibile;
  • inviate un NPS (Net Promoter Survey) a tutti i partecipanti. Un sondaggio NPS consente di valutare il successo dell’evento e la probabilità che le persone ne parlino ai loro colleghi e amici;
  • inviate video o un’e-mail personalizzate di ringraziamento ad ogni speaker;
  • inviate un report personalizzato ad ogni sponsor con un video di ringraziamento e le metriche chiave delle prestazioni dell’evento;
  • chiedete il feedback a tutti i relatori e agli sponsor. L’ideale sarebbe farlo con telefonate singole o video chat per scoprire cosa gli è piaciuto e quali sono i loro suggerimenti;
  • dopo l’evento, inviate il materiale promozionale ai partecipanti e ai relatori coinvolti per farvi ricordare anche dopo la fine dell’evento online.

Quando capirete che un evento virtuale ha bisogno della stessa cura e attenzione ai dettagli di un evento dal vivo, otterrete risultati migliori. Gli eventi online non sono solo lunghi webinar: il potere di un evento virtuale sta nella capacità di creare un ponte tra l’online e l’offline e di generare una vera e propria community.

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