Per molti organizzatori di eventi, lavorare in un ambiente reattivo è una situazione frequente e all’ordine del giorno. Siamo abituati a piani che cambiano all’ultimo minuto e a dover avere una visione mentale orientata alla ricerca di soluzioni. Ma quando l’intero settore degli eventi fisici viene bloccato a causa di una pandemia globale, come possiamo evitare di cancellare gli eventi tutti insieme? 

La risposta è chiara. Passate ad un evento online

Ci siamo trovati di fronte a questa sfida poche settimane fa. Essendo operatori del settori eventi, ma anche agenti del digitale, non c’è dubbio che crediamo chiaramente che la collaborazione e la comunicazione digitale sia un futuro possibile.  

Tuttavia, il lavoro fatto per 4 anni con Heroes Meet In Maratea, ha dimostrato quanto le persone siano disposte a fare chilometri e chilometri pur di vivere una situazione confortevole, e che le interazioni faccia a faccia sono la chiave per la crescita delle relazioni sia a livello professionale che personale. 

Siamo stati in grado di ospitare alcuni relatori molto rinomati del digitale, tra cui Jeremy Rifkin, Bob Dorf e decina di altri italiani e stranieri. Ci sono opportunità di networking, afterparty e masterminds, tutti organizzati per aiutare i nostri partecipanti a conoscersi e far crescere la loro rete. 

Così, quando è diventato chiaro che il settore sta cambiando pelle, ci siamo iniziati a interrogare su quale potesse essere il futuro degli eventi. Ed è qui che sono sorte per noi le nuove sfide. 

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Come comunicherete con il vostro Pubblico?

Se avete deciso di spostarvi su virtuale da offline dovete pensare a come comunicare la vostra decisione al vostro pubblico. Ci sono alcuni punti principali da considerare: 

  • Capite come si sentono i vostri clienti in questo momento 
  • Fornite informazioni chiare su cosa fare se non possono più partecipare all’evento o non vogliono partecipare a un evento virtuale 
  • Cercate di non dare la colpa alle circostanze, ma fornire soluzioni semplici che i vostri clienti possano capire 
  • Rendetevi conto che ognuno dovrà affrontarlo in modo diverso da un punto di vista professionale e personale. 
  • Lasciate ai vostri clienti il tempo di decidere cosa è giusto per loro
  • Cercate di evitare il senso di urgenza

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Come gestire l’esperienza? 

Ci sono un gran numero di piattaforme e strumenti online che possono essere utilizzati per creare diversi tipi di eventi. Allo stesso modo in cui scegliereste una location in base ai requisiti specifici che avete per quell’evento, scegliete le vostre piattaforme per eventi. 

Mentre un semplice servizio di videoconferenza o webinar può essere adatto per eventi più piccoli, un evento più grande può richiedere una piattaforma più robusta, che offra ai partecipanti l’opportunità di fare rete e interagire con gli sponsor. 

La tecnologia degli eventi è cresciuta molto in questo settore nell’ultimo decennio e molti dei vostri attuali fornitori audio/video possono già disporre di un servizio di streaming in diretta o di eventi online. 

Molti event planner sono abituati a lavorare con i fornitori preferiti delle location e il mondo online non è diverso. Allo stesso modo, molte piattaforme di eventi e strumenti tecnologici per eventi si integrano tra loro in modo da poter creare una piattaforma di eventi su misura e un’esperienza che funzioni per voi e per il vostro pubblico. 

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Come monetizzare un evento online? 

La preoccupazione di molti organizzatori di eventi sarà la riduzione di valore percepita quando un evento diventa virtuale senza la location fisica. Tuttavia, siamo tutti d’accordo sul fatto che il valore principale degli eventi deriva dai relatori, dai panel e dalle opportunità di programmazione e di networking create dagli organizzatori. 

Molte organizzazioni hanno gestito con successo per anni summit a sei cifre dal vivo online. È il valore che sanno di portare che la gente paga.

Essere strategici nel vostro approccio è importante. Anche se questo è il momento di fare perno sugli eventi online, forse volete fare alcuni eventi gratuiti e altri a pagamento. Oppure cambiare il modo di utilizzare gli eventi come strumento di marketing o di vendita. 

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La cosa più importante è avere pazienza e assicurarsi che le decisioni strategiche che state prendendo come organizzatori di eventi producano non solo grandi risultati per le aziende con cui lavorate, ma anche per i vostri clienti. 

Portate Relatori e Sponsor sulla vostra strada, chiedetegli di darvi fiducia. Magari chiedete loro un supporto in più, un evento di un giorno, gratuito e online, per coinvolgere il pubblico.

Gli Sponsor e i relatori devono diventare partner, e invece di considerare solo ai ricavi che avrebbero potuto ottenere, penseranno a come poter impiegare meglio il loro tempo e le loro risorse, per creare valore condiviso. 

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Come promuovere i contatti reali tra i partecipanti e i relatori? 

Una delle questioni più difficili da combattere quando si passa al virtuale è quella di fornire opportunità di networking. Questo è importante per i nostri eventi, oltre il 50% dei nostri precedenti partecipanti ci ha detto che l’aspetto del networking era una priorità assoluta. 

Abbiamo deciso di dare priorità a questo aspetto nei nostri eventi, quindi, tanto quanto ai nostri relatori. Così cercheremo di integrare il tutto con gli aspetti di networking e con la gamification per mantenere alto il coinvolgimento dei partecipanti. 

Dobbiamo ricordare che quando organizziamo eventi online, le distrazioni sono molto vicine. Ecco perché è così importante trovare nuovi modi per connettersi al nostro pubblico. 

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L’engagement è la chiave per creare un evento che le persone ricorderanno e condivideranno. Se avete difficoltà a capire come creare engagement ecco alcune cose a cui potete pensare: 

  • Avere un MC (Master of Ceremonies ) per tutta la durata dell’evento che introduca i relatori e metta in evidenza i punti chiave di ogni sessione al pubblico. 
  • Eseguire sondaggi online o domande e risposte sulla piattaforma o sui social media (come Twitter) 
  • Creare hashtag per l’evento che i partecipanti possano utilizzare online e che il Master of Ceremonies ripete per tutto il giorno 
  • Poter creare una community Whatsapp specifica per l’evento o un canale Slack nella fase di preparazione o dopo l’evento

Ci sono così tante opzioni diverse e nella gestione di un evento online non c’è una soluzione unica che si adatti a tutte le opzioni. Dovete assicurarvi che il vostro evento funzioni come evento virtuale. Dovete anche considerare cosa vi serve, cosa sarebbe bello avere e cosa può essere rimandato al prossimo evento. 

Quando la crisi finirà, le attività a distanza inevitabilmente continueranno a crescere. Oggi non è più un vantaggio, è chiaramente una necessità che salva la vita.  Per farlo bene, i CEO, i manager e i dipendenti devono essere istruiti. 

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