Immagina di aver organizzato l’evento aziendale perfetto: location spettacolare, contenuti di valore, speaker di rilievo e una lista di partecipanti confermati. Ma poi, quando arriva il giorno dell’evento, alcune sedie restano inspiegabilmente vuote.
Organizzare un evento aziendale richiede risorse, impegno e tempo. Uno dei principali ostacoli al successo di un evento è il no-show, ossia l’assenza non annunciata delle persone confermate. Le sedie vuote rappresentano sicuramente un’opportunità persa, ma possono anche danneggiare l’immagine del brand e impattare negativamente sul ROI.
Ma come si può ridurre il rischio del no-show? Esploriamo alcune strategie pratiche che puoi applicare per migliorare la partecipazione ai tuoi eventi.
Perché avviene il no-show?
Il no-show avviene per diverse ragioni, molte delle quali legate a fattori personali o organizzativi. Tra i principali motivi, c’è la mancanza di impegno da parte delle persone, soprattutto quando l’evento è gratuito o non richiede un pagamento anticipato. In questi casi, l’assenza di un impegno finanziario riduce la percezione del valore dell’evento.
Anche i cambiamenti improvvisi nell’agenda personale o gli imprevisti dell’ultimo minuto possono impedire la partecipazione a un evento, pur se inizialmente confermata. Un altro motivo comune, è la scarsa comunicazione pre-evento, che porta le persone a dimenticarlo o a perdere interesse, soprattutto se non vengono inviati promemoria o aggiornamenti che mantengano alta l’attenzione.
Infine, possono esserci eventi sovrapposti o problemi di logistica, come la difficoltà di trasporto o gli orari scomodi che possono scoraggiare la partecipazione e aumentare il rischio di no-show.
Detto ciò, vediamo 10 strategie da mettere in atto per ovviare al problema del no-show agli eventi.
1. Crea un processo di registrazione semplice e personalizzato
La registrazione all’evento è il primo punto di contatto con le persone interessate a partecipare, quindi deve essere semplice e fluida. La complessità nel processo può disincentivarle a iscriversi e, in seguito, ad esserci.
Come farlo:
- Riduci il numero di passaggi necessari per completare l’iscrizione, mantenendo solo le informazioni essenziali.
- Personalizza la registrazione: aggiungi dettagli come il nome dell’evento, l’agenda, e offri la possibilità di personalizzare l’esperienza. Puoi anche inviare una conferma di registrazione con il nome della persona che parteciperà e una nota di benvenut* per accoglierla.
Un processo di registrazione semplice dà subito l’idea di un evento ben organizzato e facilita l’impegno da parte delle persone, aumentando le probabilità che si presentino.
2. Utilizza un sistema di reminder automatico
Anche quando un evento è interessante, capita di frequente che le persone dimentichino la data, per questo è consigliabile inviare dei promemoria automatici a chi si è registrat*.
Come farlo:
- Programma due tipi di reminder: il primo a una settimana dall’evento e il secondo a 24 ore dall’inizio.
- Includi sempre i dettagli pratici come data, orario e indirizzo (o link per gli eventi online), oltre a un numero di contatto per eventuali problemi o domande dell’ultimo minuto. Puoi rendere i reminder più accattivanti aggiungendo qualche anticipazione sull’evento, come ad esempio l’annuncio di un ospite speciale.
Ricorda: i reminder automatici mantengono l’evento “top of mind”, riducendo il rischio che le persone si dimentichino di partecipare.
3. Crea una lista d’attesa
Capita spesso che non tutte le persone che si registrano a un evento riescono poi a partecipare, ecco perché una lista d’attesa può essere un ottimo modo per avere comunque del pubblico in caso di cancellazioni.
Come farlo:
- Prevedi una lista d’attesa per coloro che non riescono a registrarsi subito. In caso di disdette, invia automaticamente un invito ai membri della lista.
- Informa i partecipanti su questa opzione durante la registrazione per creare un senso di esclusività e urgenza.
Ricorda: creare una lista d’attesa ti consente di coprire eventuali posti vacanti, ma migliora anche l’appeal dell’evento, poiché l’opzione di partecipazione diventa limitata e quindi più ambita.
4. Implementa politiche di cancellazione chiare
Una politica di cancellazione chiara e ben definita incentiva le persone che parteciperanno a un evento a comunicare tempestivamente eventuali assenze, permettendoti di gestire meglio le iscrizioni e di ottimizzare il numero di presenti.
Come farlo:
- Comunica in fase di iscrizione una politica di cancellazione che spieghi chiaramente entro quando si può disdire.
- Se l’evento è a pagamento, considera l’opzione di un rimborso parziale se la cancellazione avviene entro una certa data, così chi non può più partecipare avrà un incentivo a liberare il proprio posto.
Il vantaggio? In questo modo potrai gestire meglio le presenze e ridurre il tasso di no-show.
5. Richiedi una quota di partecipazione
La gratuità degli eventi può attrarre un gran numero di persone a iscriversi a un evento, ma spesso aumenta il rischio di no-show. Richiedere una piccola quota di partecipazione può ridurre significativamente questo fenomeno.
Come farlo:
- Imposta una quota simbolica per l’evento per dare più valore all’evento e creare un senso di impegno maggiore nelle persone che vogliono partecipare.
- In alternativa, offri un rimborso alla fine dell’evento per chi effettivamente parteciperà e ti garantirai una presenza maggiore.
6. Coinvolgi le persone prima dell’evento
Se le persone si sentono coinvolte prima che l’evento inizi, saranno più motivate a partecipare. Un modo per farlo e stimolare l’interesse è creare interazione ed engagement tramite i canali digitali.
Come farlo:
- Invia sondaggi o questionari per raccogliere opinioni su cosa si aspettano dall’evento.
- Crea un gruppo social o una community dedicata per facilitare il networking pre-evento.
- Organizza un webinar o un incontro preparatorio per anticipare i contenuti principali dell’evento.
Coinvolgendo le persone in anticipo, renderai l’evento parte integrante del loro calendario, aumentando l’attesa e l’entusiasmo in vista della partecipazione.
7. Offri vantaggi esclusivi
Gli incentivi esclusivi rappresentano un potente strumento per aumentare la motivazione a partecipare a un evento e possono includere vantaggi tangibili che solo chi si presenta all’evento potrà ottenere.
Come farlo:
- Offri gadget personalizzati, sconti su prodotti o servizi, o contenuti speciali come ebook o video post-evento.
- Promuovi vantaggi che saranno disponibili solo per le persone effettivamente presenti, come l’accesso anticipato a future iniziative, sessioni di Q&A con esperti o materiale esclusivo.
8. Monitora e analizza i dati degli eventi precedenti
I dati sono una risorsa fondamentale per capire i comportamenti delle persone che hanno partecipato a un evento e affinare le tue strategie future. Monitorare le prestazioni dei tuoi eventi passati ti aiuterà a prendere misure più mirate e a ridurre il no-show.
Come farlo:
- Analizza i dati relativi alle iscrizioni e al no-show per capire quando e perché le persone non si sono presentate.
- Usa strumenti di analisi per raccogliere feedback post-evento su cosa ha funzionato e cosa no.
- Verifica l’efficacia delle tue strategie di reminder e politica di cancellazione, apportando migliorie basate sulle esperienze precedenti.
9. Comunica chiaramente il valore dell’evento
La motivazione principale per partecipare a un evento è la percezione del valore che offre. Comunicarlo chiaramente fin dall’inizio – dalla fase di registrazione – è essenziale per ridurre le disdette e incentivare le persone a non perdere l’opportunità.
Come farlo:
- Assicurati che il programma dell’evento sia chiaro e dettagliato, evidenziandone tutti i punti di forza (es. speaker di rilievo, temi caldi, opportunità di networking uniche, ecc.)
- Crea contenuti promozionali e coinvolgenti che spiegano perché l’evento è imperdibile e cosa potranno ottenere le persone partecipando.
10. Offri la possibilità di partecipare virtualmente
Gli imprevisti sono all’ordine del giorno, per questo offrire la possibilità di partecipare virtualmente a un evento può aiutare a mantenere alta la partecipazione anche per chi non potrà essere fisicamente presente.
Come farlo:
- Includi un’opzione di partecipazione virtuale durante la registrazione, così chiunque abbia problemi a partecipare in presenza può comunque seguire l’evento online.
- Offri un’esperienza virtuale di alta qualità, magari con interazioni in tempo reale e accesso agli stessi contenuti.
Questo approccio ibrido può abbattere le barriere logistiche e ridurre significativamente il tasso di no-show al tuo evento.
Ridurre il no-show richiede una strategia ben ponderata e l’uso di diverse tattiche per coinvolgere e motivare le persone che vogliono partecipare. Implementare queste soluzioni ti permetterà di trasformare il tuo evento in un successo, aumentando le possibilità di partecipazione e creando un’esperienza da ricordare per tutti e tutte.