L’organizzazione di un evento richiede tempo, impegno e competenze specifiche. Per questo motivo sempre più spesso le aziende scelgono di affidarsi ad un’agenzia di eventi specializzata.
I costi possono variare in base a diversi fattori come la dimensione dell’evento, la sua tipologia e complessità, la durata, la location, il numero di partecipanti e il periodo dell’anno in cui si terrà.
Affidarsi ad un’agenzia di eventi professionale garantisce che l’evento, dalla presentazione di prodotti e servizi all’organizzazione di una fiera o di un congresso, sia pianificato e gestito nel modo più efficiente possibile, risparmiando tempo e denaro a lungo termine.
Quanto costa un’agenzia di eventi in Italia?
Pianificare un evento aziendale comporta dedicare del tempo per fare ricerche, organizzare riunioni, mantenere i contatti con i fornitori e assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi.
Assumere un’agenzia di eventi può effettivamente aiutare, anche se molto spesso non si ha una stima esatta dei costi. Per decidere se il costo di gestione è in linea con ciò che stai pianificando, devi quindi avere una conoscenza di base dei modi in cui le agenzie quotano le loro tariffe.
Queste possono infatti diversificarsi in base all’esperienza, alla fama e alla reputazione, alla posizione geografica e alla complessità degli eventi che l’agenzia organizza.
In generale, si possono adottare diverse forme di pagamento, come una tariffa oraria, una commissione in percentuale sul budget totale o un costo fisso. Si parte dai 500€ fino a diverse migliaia di euro, a seconda della portata dell’evento e delle esigenze specifiche del cliente.
L’organizzazione di un evento a Milano da parte di un’agenzia professionista del settore varia, ad esempio, tra i € 600 e € 20.000 circa, mentre il costo medio di questo servizio si attesta intorno ai 2.500€.
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I fattori che incidono sul preventivo
Ecco gli elementi principali che possono influenzare il tariffario:
- Complessità: uno dei fattori che incide maggiormente sul prezzo riguarda la difficoltà dell’evento stesso. Più un evento è grande, più richiede tempo e competenze per la sua organizzazione, maggiori sono i costi da sostenere per garantirne il successo.
- Tipologia: la spesa potrebbe variare a seconda dell’entità dell’organizzazione e del coordinamento dell’evento.
- Durata: più lungo è l’evento, più è necessario aumentare le risorse per organizzarlo e gestirlo.
- Numero di ospiti: un numero maggiore di partecipanti richiede un differente onere di gestione, di conseguenza i prezzi potrebbero aumentare, inclusi quelli del merchandising.
- Servizi: questi vanno dalla progettazione all’organizzazione e all’avviamento, fino al coordinamento durante il giorno stesso dell’evento. Inoltre, è possibile avvalersi del supporto di fornitori e personale adeguatamente formato per ricevere un servizio completo.
- Location: a seconda del luogo in cui si terrà l’evento, i prezzi potrebbero variare in modo consistente. Se questo si svolge in una città o in una regione dove i costi sono più elevati, l’agenzia potrebbe infatti dover addebitare un prezzo più alto per coprire i costi maggiori. Solitamente, gli eventi organizzati nei capoluoghi di provincia sono più costosi che nelle città periferiche.
- Stagione: alcuni periodi dell’anno sono più ricchi di celebrazioni, con un conseguente aumento dei prezzi in base alla domanda
- Fornitori: l’agenzia di eventi lavora spesso con una rete di fornitori, come catering, fioristi, musicisti e altri professionisti, la cui qualità e i costi influiscono sulla tariffa.
- Personalizzazione: se si richiede un alto livello di personalizzazione, come ad esempio la creazione di un tema o di un’ambientazione particolare, saranno addebitati dei costi aggiuntivi per la progettazione e l’implementazione.
L’agenzia di eventi valuterà tutti questi fattori per stabilire un tariffario equo e competitivo, tenendo conto delle esigenze e delle aspettative del cliente.
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Perché contattare un’agenzia di eventi
Appoggiarsi ad un’agenzia con esperienza nel settore può aiutare a pianificare al meglio un evento e portarlo al successo. Predispone infatti tutto il necessario affinché i promotori dell’evento possano dedicarsi a costruire rapporti più solidi con clienti, potenziali clienti, fornitori o collaboratori e, soprattutto, godersi il momento senza ulteriori preoccupazioni. Esistono anche altri validi motivi per contattare un’agenzia di organizzazione di eventi, come l’accesso ad una vasta rete di fornitori o il miglioramento della propria strategia di marketing.
Valore aggiunto della rete e dei fornitori
Le organizzazioni possono strategicamente risparmiare denaro sulla produzione di eventi beneficiando della rete diversificata di un’agenzia di eventi e dei loro fornitori. Questo permette di ottenere delle tariffe speciali, pur restando nei limiti del budget e lasciandone l’intera gestione.
È importante notare che le aziende non sono sempre in grado di accedere da sole a queste tariffe scontate. Per questo vale la pena considerare di sfruttare le connessioni delle agenzie con i loro fornitori per realizzare eventi eccezionali ad un costo inferiore.
Capacità di organizzare qualsiasi evento
Le agenzie non si occupano solo di eventi su larga scala, ma hanno la capacità di poter aiutare le aziende di tutte le dimensioni e budget.
Queste sono persino in grado di fornire un event manager che possa lavorare direttamente con i team a seconda delle diverse esigenze aziendali. Dalla pianificazione di eventi di terze parti a cui la tua azienda può partecipare, fino allo svolgimento di eventi di branding, offrono un supporto completo e flessibile.
Risparmiare tempo ed energie
Pianificare un evento e gestire diverse attività di marketing richiede un dispendio di tempo ed energia. Di conseguenza, la tua attività rallenterà, impattando sui tuoi profitti. Un’agenzia di eventi si prenderà cura di questi dettagli e riuscirà ad individuare anche quelli che potresti perdere, in modo da concentrarti completamente sul tuo business.
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