C’è una sottile linea di confine che distingue eventi virtuali ed eventi digitali, che si è assottigliata forse ancora di più con l’avvento della pandemia. Si tratta di due tipologie di evento diverso ma che spesso, però, si accavallano. Quale sia la loro esatta definizione non è sempre chiaro.  

Cosa sono gli eventi digitali

Li conoscevamo già ma forse non li chiamavamo così. Sono gli eventi a cui tutti almeno una volta nella vita hanno partecipato prima del 2019 ma che dal 2019 in poi sono diventati quasi una prassi.

Parliamo di webinar, conferenze, lezioni, tavole rotonde che si avvalgono di piattaforme tecnologiche per superare l’evento della compresenza nello stesso luogo e nello stesso momento. Gli eventi digitali appunto. In realtà al momento attuale il webinar o la videocall su una piattaforma ormai di uso comune come Skype o Zoom è entrata così nell’uso comune che ormai è uno standard interattivo vicino a tutti.

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Cosa sono gli eventi virtuali

Al giorno d’oggi gli eventi virtuali sono più complessi. Si tratta di eventi che rendono l’esperienza dell’utente più coinvolgente a 360°. Lo scopo di questo tipo di iniziative è “incontrarsi” in ambienti virtuali, costruiti appositamente per organizzare fiere, momenti di scambio e presentazione di prodotti che non possono più essere svolti in presenza.

Sono eventi immersivi e interattivi creati con una tecnologia su misura per organizzatori, relatori, espositori, partecipanti e sponsor. Ci sono piattaforme che li creano appositamente con tanto di avatar e animazioni 3D per dare la massima visibilità a organizzatori e sponsor.

Si possono creare conferenze parallele in live streaming o sessioni multiple. Si può richiedere al pubblico di interagire con sondaggi, pool e valutazioni. Il pubblico può partecipare direttamente e chattare con gli espositori a cui è interessato. Si possono anche creare giochi e permettere al pubblico di sfruttare la gamification, un settore sempre più in espansione sul web.

I principali vantaggi di un evento virtuale

  • La capacità di raggiungere un pubblico molto più ampio
  • La possibilità di ridurre drasticamente i costi
  • L’opportunità di raccogliere in modo più efficace i dati degli utenti che prendono parte all’evento.

Eventi ibridi

E poi ci sono gli eventi ibridi. Si tratta di quegli eventi che si svolgono in maniera combinata sia di persona che in modalità virtuale. Gli eventi ibridi hanno due componenti:

  • Prevedono aspetti legati al mondo reale e a quello virtuale
  • Includono un’esperienza di persona in un luogo fisico e un’esperienza online ospitata su una piattaforma di eventi virtuali.

Un evento virtuale si svolge interamente online e non prevede un luogo fisico: è ospitato all’interno di una location virtuale 3D. 

Un evento ibrido offre il meglio di entrambi i mondi, unendo i vantaggi di un evento fisico e di un evento virtuale. 

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Come scegliere

Ci sono eventi diversi con esigenze diverse. Ci sono eventi che funzionano bene online e altri che hanno necessità di modalità di svolgimento ibride. Dipende tutto da quali obiettivi si intendono perseguire e quindi quali sono le necessità del pubblico di riferimento, il budget che si ha a disposizione, la dimensione dell’evento che si sta organizzando e altre variabili che permettono di individuare l’evento più adatto. 

Essendo sempre più sottile la demarcazione, in molti casi una modalità ibrida sarà più adatta proprio per le diverse sfaccettature che offre e per quello che vorrebbe poter rappresentare.

Quello che sembra certo è che ormai il mondo degli eventi è entrato in una nuova era, il futuro sarà sempre più ibrido e l’audience più numerosa. Cosa devono rispettare gli eventi virtuali per avere successo?

  • Non dimenticare le pause
  • Consentire l’anonimato dei partecipanti
  • Far interagire i partecipanti con sondaggi o simili
  • Personalizzare i percorsi dando la possibilità di effettuare operazioni semplici come la registrazione di un intervento
  • Fornire un’offerta particolarmente aggiornata
  • Consentire l’interazione con i social, stanze per fare networking e community

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