In questi mesi di lockdown, da organizzatori di eventi ci siamo spesso sentiti chiedere, e domandati noi stessi, se ritorneranno gli eventi dal vivo.

Qualche giorno fa la Conferenza Stato Regioni ha ufficializzato le regole per la ripresa di convegni, fiere, manifestazioni che prevedono la presenza fisica dei partecipanti nello stesso luogo.

Nello specifico, lo scorso 9 giugno 2020 sono state aggiornate le Linee guida per la riapertura delle Attività Economiche, Produttive e Ricreative“.

Vediamo più nel dettaglio di cosa si tratta.

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Cosa considerare per organizzare un evento: spazi e numero di persone

Uno degli elementi principali da considerare per garantire la sicurezza nello svolgimento di eventi fisici è l’individuazione del numero massimo dei partecipanti.

Le nuove regole prevedono che questo aspetto dovrà essere valutato dagli organizzatori, in base alla capienza degli spazi individuati, per ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale.

Altro tema importante è quello di riorganizzare gli spazi, per garantire l’accesso in modo ordinato, per evitare assembramenti di persone e il mantenimento di almeno 1 metro di separazione tra gli utenti, ad eccezione delle persone non siano soggette al distanziamento interpersonale.

Ancora, occorre predisporre un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione, che sia comprensibile anche per i partecipanti di altra nazionalità, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto.

Molti altri dettagli su come riorganizzare gli spazi per consentire la distanza di sicurezza, rilevare la temperatura, contingentare gli ingressi e igienizzare gli ambienti sono contenuti nelle nuove Linee guida.

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L’aiuto che viene dal digitale 

Anche il digitale, che in questi mesi ha sostituito del tutto gli incontri e gli eventi, viene richiamato come strumento a supporto dell’organizzazione degli stessi in tutta sicurezza.

Le linee guida, infatti, prevedono la promozione dell’utilizzo di tecnologie digitali al fine di automatizzare alcune fasi organizzativi e partecipative.

supporto digitale

A titolo esemplificativo si può pensare al sistema di prenotazione, al pagamento tickets, alla compilazione della modulistica e alla registrazione, ai sistemi di riconoscimento e di registrazione degli ingressi, all’effettuazione di test valutativi e di gradimento, fino alla consegna di attestati di partecipazione.

Viene richiesto l’utilizzo della fruizione da remoto anche per quanto riguarda il materiale da destinare ai partecipanti, con la specificazione che eventuali materiali informativi e scientifici potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.

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Un futuro ibrido?

Grazie a queste indicazioni, quindi, si potrà tornare a “vivere” gli eventi solo apparentemente lontano dagli schermi dei nostri computer come abbiamo fatto in questi mesi.

Questo perché, come anticipato, il digitale è considerato uno strumento molto utile per garantire la sicurezza e la fattibilità stessa della manifestazione.

Aggiungiamo infine che grazie alla fruizione da remoto di eventi fisici è possibile favorirne la più ampia partecipazione possibile e offrire anche un’esperienza interattiva e coinvolgente.

A questo punto siamo in grado di rispondere all’interrogativo iniziale.

Eventi fisici si, ma anche digitali.

Due realtà che si integrano per dare avvio ad un nuovo modo di incontrarsi.

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