Sei sicuro di sapere quanto tempo prima promuovere il tuo evento?

Che si tratti di una fiera, una conferenza o della presentazione di un prodotto o un servizio, la domanda è sempre la stessa: quanto tempo prima bisogna promuovere un evento?

Le variabili che ne condizionano il successo sono tante e complesse: molto dipende dalla tipologia di evento che stai promuovendo e dal target di riferimento a cui è rivolto.

Scopri alcuni utili consigli per organizzare la tua agenda e fare in modo che l’evento che stai pianificando ottenga il massimo risultato.

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Di quanto tempo hai bisogno per promuovere al meglio un evento?

Sapere qual è il periodo di tempo corretto per garantire una giusta promozione può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un evento. Se lasci poco tempo, le persone non avranno la possibilità di approfondire e valutare una potenziale partecipazione. Nel caso in cui ne lasci troppo, potrebbe far investire un budget eccessivo nel marketing o nella pubblicità.

Mettiti nei panni del pubblico

Capire chi è il pubblico che sarà presente all’evento è la chiave di ogni tipo di promozione. Considera qual è il comportamento degli ospiti, di cosa hanno bisogno e di quanto tempo necessitano per decidere se partecipare. 

Invitati, clienti, collaboratori, colleghi e dipendenti: questi saranno il target di riferimento, ossia le persone che vorresti siano presenti. E con la consapevolezza che il successo sarà soprattutto determinato dall’affluenza del pubblico, comprenderai meglio che a decidere quando promuovere un evento saranno proprio i tuoi ospiti.

Per questo motivo, dovrai valutare alcune importanti variabili:

• Presenza di un impegno pregresso: il partecipante dovrà decidere a quale dei 2 partecipare e avere del tempo per potersi organizzare. La scelta può essere influenzata da tantissimi fattori, come la praticità logistica e il valore del contenuto. 
• Partecipazione insieme ad un’altra persona: in questo caso dovrai dargli tempo per confrontarsi, magari convincere e aspettare la risposta dell’altro ospite, prima di confermare la presenza.

Una volta individuato il pubblico, dovrai stabilire con quali canali puoi raggiungerlo nel modo più proficuo.

Considera la portata

Non solo il target determinerà quanto tempo sarà necessario per la promozione e quali strumenti di comunicazione utilizzare, ma dovrai anche considerare la tipologia di evento.

Esamina infatti la sua portata in termini locali, regionali, nazionali o addirittura internazionali: più è grande, più tempo sarà necessario per promuoverlo.

A questo punto, sarai pronto per pianificare il calendario per lanciare l’evento ed iniziare la sua promozione.

Come impostare il calendario e le scadenze

Anche se non esiste una regola fissa, in quanto sono presenti numerose variabili come l’interesse del target e le differenti tempistiche dei canali pubblicitari, è possibile impostare un calendario generico.

Considerando la data dell’inizio dell’evento, dovrai definire:

• 30 giorni prima: il termine ultimo entro cui comunicare l’evento sul sito aziendale
• 15 giorni prima: la data di pubblicazione sui canali social e quella di invio della prima newsletter informativa rivolta ai potenziali partecipanti
• 10 giorni prima: il periodo in cui puoi spingere maggiormente sui canali offline: volantinaggio, pubblicazioni su carta stampata o campagne radiofoniche danno un buon risultato, se pianificate rispettando queste tempistiche
• 5 giorni prima: la trasmissione di un comunicato stampa o l’organizzazione di una conferenza stampa: le redazioni prediligono solitamente le pubblicazioni più a ridosso dell’evento
• 4 giorni prima: l’invio di una newsletter di recall sintetica, con un chiaro ed emozionante invito a partecipare. E se hai a disposizione dei recapiti telefonici, predisponi una lista broadcast su Whatsapp per inviare una last call d’effetto.

Nel caso in cui si voglia avviare una comunicazione su un numero limitato di canali, sarebbe meglio far partire prima la promozione e continuare ad insistere fino alla data dell’evento. 

Ovviamente si tratta di indicazioni generali: l’importante è focalizzarsi con precisione sul potenziale pubblico da coinvolgere e riadattare il calendario in base alla portata degli eventi.

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Tempistiche in base alle dimensioni dell’evento

Considera le differenti dimensioni di un evento per capire quando dovresti prendere in considerazione l’avvio di promozioni attive.

Eventi locali

Questa tipologia di eventi attira tra le 10 e le 500 persone e il più delle volte si verifica regolarmente su base settimanale o mensile. Gli eventi locali spesso possono essere i più difficili da promuovere, in quanto sia il pubblico di destinazione che il budget di marketing sono piuttosto ridotti.

Per questo motivo, è necessario scegliere il momento giusto per iniziare a promuovere attivamente l’evento. Iniziare troppo presto potrebbe portare le persone a dimenticarlo più facilmente. Viceversa, lanciarlo la settimana prima potrebbe non farti raggiungere abbastanza persone in tempo.

In genere, la promozione di eventi locali dovrebbe iniziare tra le sei e le otto settimane prima della data ufficiale, in modo da poter invogliare al meglio le persone all’acquisto dei biglietti o alla conferma di partecipazione. 

Eventi regionali

Gli eventi regionali si classificano tra i 500 e 10.000 partecipanti e di solito si svolgono solo una o due volte l’anno. Con questo numero di persone, il tempo ideale per promuovere l’evento è compreso tra i 6 e i 9 mesi.

Eventi nazionali

Gli eventi nazionali avranno quasi certamente una tempistica promozionale di almeno un anno, a seconda della tipologia e del target di riferimento. Necessitano inoltre di un budget molto alto ed un piano di marketing strategico e professionale.

Per poter promuovere nel modo migliore e portare il tuo evento al successo, dovrai quindi conoscere le dimensioni, chi verrà e quando prenoterà i biglietti. Da qui, potrai iniziare a sviluppare un piano di comunicazione di marketing su misura.

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