La quarta edizione di Rome Future Week® si è appena conclusa. Per sette giorni Roma ha accolto centinaia di eventi e persone in tutta la città, ma dietro a ciò che il pubblico ha visto con i propri occhi c’è una squadra che non tutti conoscono, che fa muovere “la macchina” e tiene insieme ogni cosa, edizione dopo edizione, grazie alle competenze, all’esperienza, alla sinergia e all’impegno dei due team di Roma e Potenza.

Con la campagna Dietro il futuro c’è SCAI vi apriamo le porte della nostra agenzia, per dare uno sguardo all’interno e conoscere meglio chi siamo e come lavoriamo per realizzare il primo festival sull’innovazione e il futuro della Capitale, che nel 2027 arriverà alla sua quinta edizione.

La prima intervista è con Marianna Sileo, CFO di SCAI Comunicazione, che ci ha raccontato cosa significa avere la responsabilità della gestione economico-finanziaria di un progetto come RFW®, tra budget da allocare, fornitori da scegliere e seguire, attività di logistica e imprevisti da gestire.

Marianna, presentati! Che ruolo ricopri per Rome Future Week®?

Sono CFO di SCAI Comunicazione e per Rome Future Week® mi occupo della gestione economico-finanziaria del progetto, ma ho anche un ruolo molto operativo nel coordinamento dell’ufficio acquisti e della logistica del festival.

Seguo quindi sia la pianificazione e il controllo dei costi sia la gestione dei fornitori e l’organizzazione dei servizi necessari alla realizzazione della manifestazione.

Che sguardo deve avere un CFO su un festival della portata di RFW® rispetto a chi si occupa della parte più creativa e operativa?

Il mio compito è trovare il giusto equilibrio tra ambizione e fattibilità, cercando soluzioni che garantiscano il miglior rapporto qualità-prezzo senza compromettere la sostenibilità del progetto.

In un festival diffuso come RFW®, però, i limiti non sono soltanto economici. Un’idea può essere sostenibile dal punto di vista del budget, ma non necessariamente realizzabile nei tempi e con le risorse a disposizione. Serve quindi una visione complessiva che tenga conto anche degli aspetti organizzativi e logistici.

L’obiettivo è permettere al team di realizzare le proprie idee, individuando le condizioni migliori per farlo.

Quanto è complesso gestire un progetto di queste dimensioni, considerando il numero di sponsor, partner e fornitori coinvolti?

La complessità deriva soprattutto dalla natura diffusa del festival. Cerchiamo di organizzare molti servizi in maniera trasversale, ottimizzando risorse, personale e spostamenti tra i diversi eventi. Questo richiede una pianificazione molto attenta e un coordinamento continuo.

Un’altra componente fondamentale è la selezione dei fornitori: non valutiamo soltanto l’offerta economica, ma anche affidabilità, qualità, capacità di risposta e flessibilità.

La difficoltà maggiore rimangono le richieste dell’ultimo momento. Anche un ritardo nelle consegne può comportare la revisione dei percorsi dei mezzi, dei turni del personale e delle attività previste in altre location. Cerchiamo quindi di anticipare le criticità, sapendo che ogni variazione può avere conseguenze sull’intera programmazione.

Come lavori sul budget quando il progetto è così ampio e dinamico? Quali aspetti vengono fissati in anticipo e quali cambiano nel corso dei mesi?

Partiamo dal consuntivo dell’anno precedente e dagli obiettivi della nuova edizione. Insieme al Project Manager del festival definiamo il budget generale, mentre i PM dei singoli eventi contribuiscono a costruire e gestire i rispettivi budget, che confluiscono in quello complessivo.

Alcune voci, come personale, comunicazione e servizi generali, vengono definite in anticipo. Per la produzione degli eventi e i servizi tecnici prevediamo invece dei macro-budget che vengono progressivamente dettagliati.

Il progetto cresce anche in funzione degli obiettivi di vendita raggiunti e delle collaborazioni che si concretizzano. Monitoriamo mensilmente l’impegno del team, i costi sostenuti e quelli già impegnati, verificando la coerenza con le previsioni e le risorse ancora disponibili.

Prevediamo sempre una quota per gli imprevisti e manteniamo la flessibilità necessaria per valutare nuove opportunità, anche attraverso una riallocazione delle risorse tra le diverse voci.

Il budget non è quindi un documento statico, ma uno strumento che ci permette di accompagnare la crescita del progetto mantenendone l’equilibrio economico e finanziario.

Quanto e quando entra il CFO nelle decisioni che riguardano il progetto?

Fin dalle prime fasi di pianificazione, ma questo non significa che ogni decisione debba passare da me.

Lavoriamo con responsabilità distribuite: ogni Project Manager conosce le esigenze del proprio evento e ne gestisce il budget. Il mio coinvolgimento diventa più diretto nella fase degli acquisti, quando emergono criticità o quando una richiesta riguarda servizi condivisi da più iniziative.

Il mio compito è mantenere una visione complessiva degli impegni e delle risorse, intervenendo quando una decisione può avere conseguenze anche sugli altri eventi o sull’organizzazione generale del festival.

Come si trova l’equilibrio tra l’ambizione di voler fare qualcosa e la sostenibilità di poterla realizzare? Ti capita di dover dire no?

Nell’organizzazione di eventi difficilmente si può dire semplicemente di no. Cerchiamo sempre una soluzione alternativa.

Spesso il limite non è economico, ma dipende dalla disponibilità dei fornitori, dalle risorse interne o dai tempi necessari per realizzare un’attività.

Ho naturalmente l’autonomia di chiedere di rivedere o bloccare una spesa, ma è sempre una scelta condivisa con il team. Ci sono condizioni di qualità, tempi e sostenibilità che dobbiamo rispettare e il nostro compito è valutare i rischi e trovare la soluzione più adeguata, anche quando significa ripensare l’idea iniziale.

Quali sono state le materie prime fondamentali, nel tuo campo, per rendere il festival quello che è oggi?

Direi la fiducia, la competenza e la capacità di adattamento.

La fiducia nelle persone con cui lavori e nei fornitori con cui abbiamo costruito relazioni solide negli anni, che nei momenti più complessi fanno davvero la differenza.

La competenza, perché un progetto di queste dimensioni richiede professionalità, esperienza e una conoscenza approfondita dei processi.

E infine la capacità di adattamento, perché per quanto si possa pianificare, gli imprevisti arrivano sempre. La differenza la fa la capacità di affrontarli insieme, trovando soluzioni senza perdere di vista l’obiettivo.

Cosa hai imparato sul modo di far crescere un progetto così vasto e plurale, che ti porterai nelle prossime sfide di SCAI?

Che far crescere un progetto non significa soltanto aumentarne le dimensioni, ma costruire un’organizzazione capace di sostenerle.

Ogni edizione ci permette di consolidare procedure, competenze e relazioni che rendono più efficiente quella successiva. Ho imparato quanto siano importanti la chiarezza delle responsabilità, la condivisione delle informazioni e la capacità di anticipare le criticità.

È un insegnamento che porterò sicuramente nelle prossime sfide di SCAI.

E adesso la domanda più leggera: cosa ti piace più di tutto di Rome Future Week®?

L’energia delle persone e vedere Roma che si anima e si colora con l’identità del nostro progetto.

Dopo mesi di lavoro è bellissimo vedere tutto prendere forma, condividere il risultato con il team e poter finalmente partecipare attivamente al festival, incontrare persone, ascoltare contenuti e vivere quello che abbiamo contribuito a costruire.

Mi piace anche ritrovare in giro per la città i colleghi, i partner e tutte le persone con cui abbiamo lavorato durante l’anno. È il momento in cui il progetto esce dagli uffici e diventa un’esperienza collettiva, ed è una soddisfazione davvero particolare.