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Mai come in questo momento, il futuro degli eventi è in bilico, sospeso tra il virtuale, il fisico e tutte le declinazioni ibride. Cosa ci attende? Parteciperemo ad eventi futuri esclusivamente seduti sul nostro divano oppure torneremo in presenza non appena il Covid sarà un lontano ricordo? Una cosa è certa: gli eventi stanno profondamente cambiando e il 2020 ha rappresentato il momento decisivo, grazie al quale stiamo riscoprendo la tecnologia non come semplice ancora di salvezza ma come una nave da dirigere verso nuovi porti.

Come sono cambiati gli eventi con la pandemia?

L’avvento della pandemia ha modificato il nostro stile di vita e ci ha privato di incontri, di relazioni e di quella fisicità che in passato abbiamo dato per scontata. Tra i settori che hanno accusato di più le limitazioni e i cambiamenti c’è certamente quello degli eventi che, tra il 2020 e i primi mesi del 2021, ha registrato la cancellazione o il rinvio di circa il 55% degli eventi fisici, secondo un’indagine condotta da AstraRicerche.

Nel contempo c’è un crescente apprezzamento da parte delle aziende nei confronti del digitale. Nonostante gli eventi virtuali non garantiscano la stessa forza per le interazioni e la comunicazione tra le persone, molti professionisti stanno incorporando gli eventi virtuali nella propria strategia.

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I vantaggi del virtuale per gli eventi futuri

L’esperienza degli organizzatori di eventi in generale – e del team di Scai in particolare che, in più di un anno ha sperimentato tanti nuovi format online – ha evidenziato tutti i vantaggi degli eventi virtuali: in primis, la possibilità di ampliare la propria audience senza grandi investimenti economici, offrendo tra l’altro un più ampio ventaglio di possibilità di interazione con i contenuti.

A questo si aggiungono altri benefici sia in termini qualitativi, come la possibilità di invitare ospiti importanti da ogni parte del mondo, abbattendo i costi dell’organizzazione e delle trasferte, che in termini quantitativi: i contenuti realizzati live saranno sempre disponibili in rete e verrà dilatato dunque il ciclo di vita del prodotto.

Senza contare che, il monitoraggio di un evento online è più semplice e diretto, poiché utilizza moltissimi parametri per la misurazione della presenza e del comportamento degli utenti.

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Differenze tra eventi online ed eventi ibridi

Negli ultimi mesi i planner di eventi, compresi noi di Scai, hanno spesso optato per delle soluzioni ibride, ossia eventi con poco pubblico in presenza e mandati in diretta online. Una proposta intermedia che salvaguarda la salute delle persone, rispettando le misure di distanziamento legate al Covid, ma che mantiene una struttura classica dell’evento in presenza, riuscendo nel contempo a rivolgersi ad un pubblico più ampio. Un modo insomma di correre ai ripari (la suddetta ancora di salvezza per la situazione pandemica), spesso interrotto a causa del timore di incontrare difficoltà insormontabili o trappole fatali.

Mentre l’evento virtuale si svolge completamente online, con pubblico e ospiti che interagiscono in una spazio virtuale condiviso, l’evento ibrido sfrutta la componente tecnologia per integrare l’esperienza di partecipanti in presenza e in remoto, ponendosi come ponte di unione tra i due luoghi apparentemente lontani dell’offline e dell’online. E questo può effettivamente spaventare i più scettici.

In realtà, gli eventi ibridi esistono da anni, basti pensare ad alcune trasmissioni televisive italiane come il Festival di Sanremo o il Maurizio Costanzo Show, che propongono un doppio approccio per il pubblico in sala e quello in collegamento da casa. Nei momenti di pubblicità, ad esempio, Costanzo parla con il pubblico in sala, rendendo l’esperienza interattiva e diversa da chi segue la trasmissione in TV. Una caratteristica che potremo rivedere negli eventi futuri.

L’esperienza di Scai Comunicazione con gli eventi ibridi: ecco cosa ci hanno insegnato

Negli ultimi mesi noi di Scai Comunicazione ci siamo cimentati nell’organizzazione di eventi ibridi grazie all’esperienza Display – Attraverso lo schermo, un innovativo format online che utilizza gli schemi ed i linguaggi televisivi portandoli sul digitale. Display è stata un’esperienza altamente formativa per il team di Scai, poiché ha esplicitato potenzialità e limiti degli eventi ibridi, fornendoci informazioni utili a migliorare e allargare gli orizzonti per gli eventi del futuro.

Abbiamo compreso che l’approccio televisivo è una delle soluzioni più adatte agli eventi del futuro (visto anche il background che si porta alle spalle), data la versatilità creativa intrinseca del mezzo, capace di adattarsi facilmente a diversi format e alle evoluzioni dei tempi.

Abbiamo capito che un evento ibrido richiede una grande capacità organizzativa, poiché il mix di online e offline dilata notevolmente i tempi di organizzazione e richiede un team artistico e di maestranze più grande e con competenze allargate, per poter gestire tanto lo spazio virtuale, quanto quello fisico.

Da questo punto di vista, la tecnologia avrà dunque un ruolo sempre più pervasivo e decisivo, e darà la possibilità di estendere l’aspetto immersivo di un evento. Con i nostri eventi abbiamo appurato che l’utente cerca alta qualità a livello di visione e che bisogna proporre un modo di interagire pensato appositamente per il pubblico online. Non si accontenteranno più della Skype call di una volta!

Migliore connettività e migliore fluidità nei collegamenti, si traducono anche nella possibilità di avere speaker/relatori da ogni parte del mondo (che non avrebbero altrimenti potuto partecipare) e, di conseguenza, nel miglioramento della qualità dei contenuti, come è stato per Display che ha visto avvicendarsi tantissimi ospiti.

La commistione di online e offline rappresenta un’interessante opportunità di estendere il pubblico, favorendo la possibilità di partecipazione anche a distanza e limitando gli spostamenti. A questo si lega inevitabilmente il tema della sicurezza per gli eventi futuri: aspetto da tenere in considerazione, visto che si prevede che il 60% delle persone avrà paura degli eventi affollati e che quindi la sede di un evento dovrà necessariamente affrontare tecnicamente il problema (distanziamento dei posti, separatori, tamponi etc.)

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Come saranno gli eventi futuri_ in presenza, virtuali e ibridi

Come saranno organizzati gli eventi futuri?

La risposta a questa domanda ovviamente non è univoca, ma si apre a differenti soluzioni e scenari. Per parlare di eventi futuri è necessario considerare l’eterogeneità dell’industria di riferimento: eventi fieristici, spettacoli dal vivo, eventi aziendali e congressuali, fino ad arrivare ai format più innovativi. Non per tutti l’online comporta gli stessi benefici e c’è comunque da fare i conti con il desiderio generale di ritornare agli eventi in presenza. Con ogni probabilità, gli organizzatori di eventi non dovranno semplicemente continuare sulla strada dell’online, ma dovranno mettersi nei panni degli utenti, molti dei quali vogliono tornare a frequentare gli eventi dal vivo.

Le innovazioni tecnologiche in campo di interattività e gaming, insomma, sembra non bastino agli eventi virtuali per sopravvivere. Difatti, dopo il primo anno di “ubriacatura” da eventi online c’è stata una forte discesa del trend e adesso bisogna capire come rendere unica e coinvolgente la presenza degli utenti da casa.

E’ opportuno guardare agli eventi virtuali e ibridi come a delle grandi opportunità, capaci di stupire i partecipanti e offrire sempre nuove esperienze di engagement. I vantaggi possono essere tanti, ma occorre tenersi alla larga dall’improvvisazione: bisogna essere preparati, organizzati e competenti. Quindi sarà necessario:

  • INVESTIRE IN TECNOLOGIA. Si assisterà ad un processo di digitalizzazione delle sedi (internet e banda larga ovunque per la stabilità della connessione.), le quali somiglieranno ad uno studio televisivo o ad un centro di produzione audiovisiva (una soluzione che permetterà di sfruttare gli spazi anche per altre esigenze – set fotografici, produzioni pubblicitarie, aggiornamento dell’immagine etc.).
  • STRUTTURARE UN PIANO DI LAVORO PUNTUALE. Se necessario, sarà anticipato l’inizio della preparazione, al fine di avere un’organizzazione impeccabile e di contenere eventuali problematiche scaturite dalla complessità tecnica e logistica dell’evento ibrido.
  • ALLINEARE L’INTERO TEAM per gestire al meglio tutte le attività, virtuali e non. I planner si trasformeranno in una sorta di meeting designer, approfondendo le conoscenze tecniche per proporre il formato più adatto in relazione ai vincoli e agli obiettivi. Dovranno sapere esattamente a chi chiedere il supporto che gli serve e rivedere il sistema dei compensi, imparando a motivarli.Se cerchi suggerimenti pratici e linee guida su come organizzare gli eventi ibridi QUESTO ARTICOLO PUO’ ESSERTI D’AIUTO

Gli eventi futuri saranno in streaming con le persone in sala?

Grazie all’apporto dell’online è dunque possibile intraprendere nuove strade, creare esperienze diverse, magari più interattive. Per gli eventi futuri sarà indispensabile cucire intorno all’utente un vestito che sia un mix di contenuto e interazione, coinvolgendo tanto il pubblico in sala quanto quello in remoto, come avviene ad esempio nei reality show, nei quali da casa è possibile decidere le sorti dell’evento stesso.

Un possibilità può essere quella di “mettere in competizione” l’evento online e in presenza, ossia concedere dei vantaggi esclusivi ad entrambi in modo che l’utente possa percepire come diverse le due esperienze e scegliere quella più adatta a se stesso.

Per fare questo, bisogna mantenere uno standard elevato nell’online, fornendo ad esempio dei contenuti fruibili in diretta oppure successivamente, ma comunque riservati a chi si connette da remoto. Allo stesso tempo anche gli eventi fisici devono aumentare il loro valore per differenziarsi da quelli online, sfruttando le peculiarità di tutti e cinque i sensi magari, che rendono l’esperienza invidiabile per chi sta a casa (buffet di benvenuto, contatto diretto e ravvicinato con personalità di rilievo etc.).

In questo, i grandi eventi sportivi possono essere d’ispirazione: è comodo, economico e poco impegnativo vedere una partita a casa seduti sul divano, ma è fantastico vedere la partita della tua squadra del cuore allo stadio. Entrambe le esperienze hanno dei vantaggi, sono entrambe ugualmente allettanti.

Gli eventi futuri a cui parteciperemo

Poiché gli eventi ibridi saranno sempre di più protagonisti del nostro mercato, andranno considerati come una possibilità. Ma occorre splittare le esperienze: da un lato quella fisica, migliorata e più sicura, dall’altro quella online, non un semplice streaming, ma un’esperienza interattiva completata da contenuti esclusivi.

In conclusione, nessuna tipologia di evento, tanto quello virtuale, quanto quello fisico e tantomeno l’ibrido, scomparirà o verrà completamente sostituita. Come sempre, dietro ad avvenimenti critici, come può essere una pandemia, si trovano nuove sfide e nuove opportunità. In primis da riconoscere, poi da intraprendere per rafforzare la propria offerta e diventare più competitivi per gli eventi futuri.