Eventi online: tutti i vantaggi di organizzarli

Con la diffusione della pandemia che ha fermato in parte o del tutto i settori produttivi dell’economia mondiale, quello degli eventi è sicuramente uno dei principali ad aver subìto le conseguenze più dure. 

Eppure, grazie alla tecnologia, il passaggio dall’aggregazione fisica a quella virtuale si è compiuto lo stesso attraverso nuovi spazi e nuove modalità, basti pensare al Virtual GP di Formula 1, alla Mostra del Cinema di Venezia 2020, o alla prima edizione digitale della Milano Fashion Week.

È così che da un’esigenza, e di pari passo ai processi di digitalizzazione accelerati dalle restrizioni dell’emergenza, si è passati a nuova normalità che ha reso gli eventi online l’unica soluzione possibile per ripensare e riorganizzare le attività di un comparto estremamente ampio e sfaccettato.

Comparto che prima del Covid, come riporta il Sole24Ore, contava più di 1 milione di piccoli e grandi eventi l’anno organizzati, e che coinvolge quasi 570mila lavoratori per un indotto di circa 65,5 miliardi e mezzo di euro.

eventi online

Oggi, accettare che gli eventi online sono un’opportunità irrinunciabile per non rimanere fermi e mantenere vivo il bisogno di connessione, interazione e condivisione che ci tiene legati gli uni agli altri, è anche l’occasione per continuare a esplorare nuove possibilità e nuovi vantaggi da integrare nel futuro degli eventi, indipendentemente dai mezzi che avremo a disposizione per farli.

Per questo, cambiare il punto di vista e guardare agli eventi online non più come limite e sottrazione di valore agli eventi dal vivo, ma come aggiunta di possibilità ed esperienze, è la strada maestra per reinventare gli eventi di domani.

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Come muoversi con gli eventi ai tempi del Covid 

L’industria degli eventi che oggi è alle prese con il più grande arresto mai sperimentato prima dal settore è fatta di attività congressuali, fieristiche e aggregative di diverso tipo. 

Eventi aziendali, pubblici, eventi culturali e artistici, eventi sportivi: per ognuna di queste categorie le possibilità di organizzare occasioni di incontro e confronto per il pubblico o tra addetti ai lavori sono molteplici. E tutti, se guidati dall’inventiva, possono essere ripensati in ottica digitale.

Rimandarli o cancellarli, infatti, non è più necessario, e come in tutte le situazioni di compromesso va solo considerato che ci sono aspetti a cui dover rinunciare e altri, nuovi, a cui lasciar spazio per entrare.

Cosa rende unico un evento dal vivo

Gli eventi fisici, per definizione, rappresentano un momento di unione e aggregamento fra persone che condividono gli stessi interessi o scopi affini. La presenza, il contatto umano, la prossimità fra gli individui radunati nel medesimo spazio e in un preciso momento rende l’esperienza di un evento dal vivo unica e irripetibile. Si entra in sintonia con gli altri e si diventa parte del tutto. 

Un evento dal vivo può diventare anche un vero e proprio rito, soprattutto quando rientra in una tradizione condivisa e collettiva, quando crea attesa e si rinnova nel tempo. La Milano Digital Week 2020, per il nostro settore, è uno di questi. Ma anche l’appuntamento estivo con il Web Marketing Festival lo è. 

Ci è mancato partecipare a questi due eventi? Sì, eccome.

L’esperienza online non è stata all’altezza? Al contrario, ma è stata completamente diversa.

Sarebbe stato meglio cancellare gli eventi e riprogrammarli ad emergenza conclusa? Assolutamente no, perché avremmo perso due occasioni di interazione e formazione a cui teniamo particolarmente (e alla fine abbiamo vissuto anche due esperienze inedite).

Quindi gli eventi online sono stati utili? Di più, sono stati una vera manna dal cielo in un momento di isolamento forzato a causa della pandemia.

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Quali sono i vantaggi di un evento online

Gli eventi online, che non sono nati di recente ma esistono invece da moltissimi anni, sono esplosi nell’ultimo periodo per le ragioni che conosciamo. E come dicevamo prima, per trarne il massimo beneficio, oggi vanno considerati non solo come un’occasione preziosa per compensare l’impossibilità di organizzare eventi dal vivo, ma soprattutto come uno strumento nuovo capace di arricchire e affiancare gli eventi fisici quando sarà possibile riprenderli.

vantaggi di un evento online

Nel frattempo possiamo concentrarci sui vantaggi oggettivi, e sono numerosi, che un evento online ci permette di sfruttare nel presente.

È economico

Organizzare un evento online consente di risparmiare circa il 75% della spesa complessiva per la sua realizzazione. Alcune delle principali voci che incidono sul risparmio sono: il personale, la sede, l’allestimento, le spese di vitto e alloggio per i partecipanti e i costi di viaggio. 

Per realizzare un evento online economico basterà utilizzare strumenti e strutture a propria disposizione (come i software più semplici integrati nelle piattaforme social, una webcam, uno spazio adibito a location con sfondo, decorazioni e luci adatte) oppure, per una resa più professionale, affidarsi a un’organizzazione più sofisticata in termini di scenografie, regia, strumentazioni e programmi dedicati, proprio come facciamo noi.

Ti aiuta a risparmiare tempo

Benché l’organizzazione di un evento online richieda ugualmente un certo tempo di preparazione (ad esempio per la realizzazione della strategia, della comunicazione, della promozione e della parte di gestione tecnica dell’evento), non sarà mai paragonabile al tempo impiegato per organizzare un evento in presenza. E questo vantaggio consente di concentrare tutte le risorse solo sugli aspetti più importanti.

È globale

Nessun evento fisico è in grado di garantire la stessa visibilità che può assicurare invece un evento online, per definizione senza vincoli di spazio e tempo. Con un solo link si possono raggiungere e far connettere persone da ogni parte del mondo e in qualunque momento.

È flessibile

Un evento online si adatta a qualunque esigenza: a prescindere dalla tipologia di evento che si vuole organizzare e dai contenuti da trasmettere, è possibile personalizzarlo e arricchirlo di funzionalità e opzioni, dalle esperienze virtuali con la realtà aumentata all’intrattenimento multimediale.

È più veloce

La rapidità di un evento online fa sì che il passaggio da una sessione all’altra sia più immediato perché a portata di clic. Anche l’interazione tra i partecipanti, e tra questi e i relatori, diventa più rapida: basta inviare una domanda, sedersi a un tavolo virtuale o alzare la mano per avere la parola e avviare una conversazione. 

Facilita la raccolta di feedback

Per chi partecipa a un evento online rispondere a sondaggi, indagini o questionari di gradimento in tempo reale è più facile: si è già connessi e la compilazione diventa parte integrante e interattiva dell’evento. I dati raccolti, poi, serviranno a costruire un database per la proposta di offerte o la comunicazione di iniziative future.

È facilmente misurabile

Questo perché online ogni azione è tracciabile e quindi quantificabile in termini numerici. Se volete sapere quanti utenti si sono collegati, da dove provengono o quali modalità di pagamento hanno scelto, potete avere tutte queste risposte in tempo reale.

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Gli aspetti da controllare e non sottovalutare

Organizzare un evento online non è difficile, ma come per gli eventi dal vivo richiede lo stesso una buona dose di competenze ed esperienza. La capacità di controllo, in questo senso, è un fattore chiave, perché bisogna conoscere le criticità e prepararsi ai possibili imprevisti del caso.

trasmissione evento online

Per questo, alcuni aspetti da non sottovalutare nella riuscita di un evento online sono:

  • i problemi di natura tecnica, che riguardano principalmente la connessione internet e il sistema elettrico (computer, luci, telecamere ecc.). Essere pronti a risolvere eventuali contrattempi è semplicemente indispensabile. 
  • i problemi di trasmissione, che si verificano raramente ma possono riguardare i disservizi legati al cloud e allo streaming social, oppure le piattaforme che si è scelto di utilizzare.
  • i problemi con lo staff e gli speaker, che vanno istruiti e coordinati per evitare che si verifichino sovrapposizioni di temi e interventi, con conseguenze immediate sulla regia.

Ora che siete arrivati alla fine di questo articolo dovreste avere le idee più chiare sui vantaggi di organizzare un evento online. Quindi, non pensateci ancora e date il via alla costruzione del vostro evento!

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