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I professionisti degli eventi ricorderanno per sempre il 2020 appena trascorso come un anno di cambiamenti cruciali per l’intero settore. Con le preoccupazioni sulla sicurezza da un lato e la crescita degli eventi online dall’altro, anche il 2021 è iniziato – e sta proseguendo – all’insegna di uno scenario completamente diverso.

Una recente ricerca condotta su un campione di oltre 4 mila professionisti del settore ha confermato che il sentimento di incertezza sarà la cifra dominante anche di questo secondo anno attraversato dalla pandemia da Covid-19. Ecco perché la vera sfida degli organizzatori di eventi sarà quella di riuscire a mantenere viva l’attenzione sull’online e al tempo stesso di puntare sugli eventi ibridi come unica alternativa possibile, ancora per lungo tempo, per continuare a coinvolgere il pubblico anche a distanza.

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Microesperienze 

L’industria degli eventi è già cambiata e insieme è mutato il concetto di pianificazione. Ma se è ancora presto per immaginare di poter tornare ad organizzare grandi eventi, questo è invece il momento giusto per iniziare a pianificare esperienze più esclusive ma ugualmente sorprendenti, più intime ma meno rischiose per la sicurezza dei partecipanti. Riuscire ad integrare delle “microesperienze” all’online sarà il banco di prova dei prossimi eventi ibridi di successo.

Per questo, gli organizzatori di eventi ormai abituati agli eventi digitali, dovranno continuare ad investire soprattutto sull’adozione di piattaforme e tecnologie evolute per risparmiare tempo prezioso e concentrare ogni sforzo sulla personalizzazione dell’esperienza e la creazione di eventi sempre più coinvolgenti, a metà tra un evento online e un evento fisico.

Esperienze integrate e più inclusive

Le piattaforme per eventi all-in-one giocheranno un ruolo centrale nel far sì che questo accada: registrazione dell’evento, streaming video integrato, applicazioni per smartphone sono solo alcuni esempi del modo in cui gli eventi ibridi potranno garantire un’esperienza immersiva sia ai partecipanti collegati da remoto sia ai relatori presenti in loco.

Le piattaforme per eventi virtuali e ibridi permettono infatti ai partecipanti – pubblico, sponsor e speaker dell’evento – di prendere parte ad eventi lontani e di stringere relazioni significative con persone da tutto il mondo. Un’occasione unica e soprattutto sostenibile per partecipare a un’esperienza interessante – professionale, di formazione, di intrattenimento – senza dovervi rinunciare a causa delle limitazioni imposte dalla pandemia. 

Una community costante

Grazie alle piattaforme online più evolute, i contenuti e le occasioni di networking rimangono a disposizione dei partecipanti ben oltre il tempo di trasmissione in diretta dell’evento, a tutto vantaggio di una fruizione più efficace anche sotto il punto di vista delle conversazioni. In poche parole, sono uno strumento importante per alimentare il coinvolgimento costante della community, durante tutto l’anno.

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La sicurezza degli eventi in presenza

Non c’è dubbio che nel 2021, quando sarà possibile riprendere con gli eventi fisici, il modo in cui i partecipanti valuteranno se partecipare o meno dipenderà dalla delicata questione sulla sicurezza. Proprio per questo, fino ad allora gli organizzatori di eventi dovranno prendere in considerazione le misure da attuare.

L’intero settore ne è stato testimone durante l’estate del 2020, quando il virus ha concesso una breve pausa a molti paesi del mondo occidentale, ma il tema della sicurezza è rimasto centrale. Pertanto, la reputazione dei brand e la partecipazione agli eventi fisici dipenderà dal rispetto di alcune regole:

  • Distanze sociali in ogni momento e specialmente in ambienti chiusi
  • Utilizzo della mascherina in ogni momento 
  • Ventilazione costante e adeguata
  • Igiene e utilizzo di plexiglass e altri tipi di materiali divisori 
  • Presenza di assistenti o steward per la gestione del rispetto delle regole
  • Tamponi e test sierologici

Inoltre, gli organizzatori di eventi che prediligeranno location sicure e preferibilmente all’aperto avranno maggiori opportunità di coinvolgere e guadagnare la fiducia dei loro partecipanti.

Gli eventi virtuali 

Una ricerca di EventMB ha evidenziato che nel 2021 il 60% dei professionisti del settore recupererà meno del 25% delle entrate perse nel 2020. Di questi, solamente l’8% si aspetta di recuperare più del 75%. Ecco perché c’è bisogno, adesso più che mai, di investire sugli eventi virtuali.

Ecco tre suggerimenti utili per rendere profittevole l’organizzazione di eventi online:

  • Vendita di biglietti o abbonamenti online
  • Contenuti on demand
  • Incontri one-to-one e opportunità di networking

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Gli eventi ibridi 

Ancora una ricerca di EventMB ha rilevato che il 67% degli intervistati è d’accordo sul fatto che il futuro degli eventi sarà ibrido. Il 71%, invece, ha affermato che continuerà a seguire una strategia digitale anche quando ritorneranno gli eventi dal vivo.

La pandemia ha cambiato del tutto il modo in cui il pubblico sta vivendo e vivrà gli eventi di domani e tornare indietro non è più possibile, soprattutto adesso che sono noti a tutti i vantaggi offerti dal digitale. Ma come saranno gli eventi ibridi del futuro?

  • adotteranno il format dello show televisivo e avranno speaker e presentatori dal vivo, una forte infrastruttura tecnologica e una qualità di produzione sempre più competitiva
  • saranno trasmessi in sedi altamente tecnologiche
  • saranno vissuti in ambienti bidimensionali

I nuovi bisogni dei partecipanti 

Dalla “vecchia” gerarchia ‘contenuti – networking – intrattenimento’ si passerà alla nuova gerarchia ‘connessioni di valore – intrattenimento – contenuti’

Dopo mesi di isolamento e privazioni, le persone avranno bisogno di più occasioni di networking e intrattenimento. Per questo, creatività e strategia dovranno prevalere e faranno la differenza nel successo di un evento. 

Audio vs Video

Per contrastare la cosiddetta “Zoom fatigue”, piattaforme come Clubhouse hanno già introdotto un nuovo modo di fare eventi online grazie alla sola modalità audio. Un’opzione che può sembrare in contrasto con il concetto di intrattenimento, ma che in realtà offre ai partecipanti una possibilità molto conveniente di partecipare a format specifici in qualunque momento.

Ridefinire il concetto di “engagement”

I professionisti degli eventi concordano sul fatto che il coinvolgimento dei partecipanti costituisce la sfida più grande degli eventi virtuali. La questione, infatti, è tutta nel riuscire a capire come intrattenere il pubblico all’interno di una piattaforma online. 

Nel 2021 l’engagement dovrà essere un mix di esperienze ben progettate, con momenti di coinvolgimento e piattaforme virtuali in grado di renderle efficaci. Gli organizzatori di eventi, quindi, dovranno rivedere completamente i loro format ed elaborare strategie di coinvolgimento separate, affidandosi al supporto di validi partner tecnologici