Come e perché abbiamo deciso di rendere gli eventi online un’abitudine

Siamo tutti abitudinari. E sull’abitudine costruiamo la nostra persona. In quest’ottica di routine le novità sembrano benefiche, anticipatrici di scenari migliori. Ma a volte il senso della novità viene capovolto, perché ciò che era imprevisto fino a poco prima, poi appare improvviso e genera difficoltà. Costringe a subire un effetto straniante, a fare qualcosa. E così la novità si trasforma in disagio.

Il potere coercitivo del Covid è stato anche questo:

  • tutti siamo stati costretti a reagire
  • molti sono rimasti chiusi nelle spalle strette, in attesa
  • altri hanno pensato ad agire: come, dove e quando farlo, nonostante tutto.

Orgogliosamente noi tra questi ultimi.

Come Scai, abbiamo sentito l’esigenza di continuare a esserci, l’importanza di mantenere saldi i legami stretti negli anni. Abbiamo vissuto anche il timore di affrontare uno scenario indecifrabile, tutto da esperire, con tanto da imparare e da capire, da progettare. Tutto ciò restando immersi nell’esperienza della serrata totale, del lockdown. Nuova e imprevedibile.

Con questo stato d’animo abbiamo avviato le dirette online.

L’abbiamo fatto in posti conosciuti: la nostra città, le nostre case; ma stranianti: abbiamo viaggiato in strade deserte con le mascherine, soli nelle automobili, incrociando pochi sguardi smarriti, simili ai nostri. Abbiamo sentito il brivido del momento mai vissuto prima e la frustrazione davanti agli insuccessi. 

Come surfisti sulla cresta di un’onda mai vista prima, che a malapena restano in piedi, e stanno lì, presi tra adrenalina e paura di finire tra i flutti.

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Abbiamo voluto fare gli eventi

A inizio marzo, prima che il Covid fosse cosa certa, abbiamo fatto i pionieri. Abbiamo organizzato DISTANZA IN STANZA, il nostro primo evento totalmente online. Ci siamo affidati a un partner giovane, abbiamo trovato entusiasmo affine al nostro.

1000 iscritti: l’entusiasmo evidentemente c’è stato anche da parte di chi voleva partecipare. Siamo andati online. 

Sono cominciati gli accessi, le stanze si sono riempite. Il server è crollato. Fallimento totale.

Mortificati, abbiamo mandato una mail di scuse sentitissime. Determinati, abbiamo subito deciso: rifaremo l’evento e lo rifaremo subito. Una settimana dopo, in seguito a un opportuno e dovuto adeguamento tecnologico, lo abbiamo riproposto. Ha funzionato. Il server ha retto, le stanze virtuali erano piene di partecipanti. Eravamo in parte increduli noi stessi. L’evento c’è stato.

distanza in stanza evento online

Dopo questa esperienza, gli interrogativi: poteva la presenza online sopperire a quello che era stato fino ad allora il rapporto tra agenzia e clienti? Poteva generare altrettanto naturalmente relazioni e networking come un evento fisico?

No, non era soltanto una questione di affari, ma di rapporti personali; di strette di mano a quel punto impossibili; di prossemica ipotetica; di sguardi e di sorrisi filtrati da monitor. 

Perciò, inizialmente come palliativo, poi come soluzione vera e propria, abbiamo dato il via alle dirette Scai da casa di Michele. Di tanto in tanto suo padre compariva nell’inquadratura per chiedergli se volesse mangiare.

È stato un modo per tenere stretto il filo con i nostri interlocutori, per portare avanti i nostri temi (crowdfunding e startup principalmente) grazie ad appuntamenti divenuti ricorrenti, cercando di coinvolgere ogni volta protagonisti, esperti, clienti. Pochi per volta, inizialmente impacciati e impreparati, indecisi sul da farsi e perciò imbarazzati. Poi man mano sempre più a proprio agio. Noi e loro.

Anche così è nata LA NUOVA STAGIONE, evento online sul turismo. Organizzato a fine aprile e in previsione del 1° maggio. Se c’è stato un settore che ha sofferto durante la serrata, è stato sicuramente questo. E non è che ci fosse bisogno di spiegarne i motivi.

Abbiamo coinvolto inizialmente 20 speaker. Organizzando l’evento, sono diventati 65. La voglia di partecipare era fortissima. Grande era la voglia di esprimersi, di avere un canale e un pubblico a cui rivolgersi e parlare.

la nuova stagione evento online

Abbiamo coinvolto nomi celebri: Kabir Bedi, Paolo Ruffini e Federico Moccia. Siamo stati in diretta per più di 4 ore su notizie.it: 800 presenze costanti con picchi di 1200.

Mentre Michele conduceva da casa, la regia delle dirette avveniva in ufficio, nell’incertezza del mai sperimentato, nell’atmosfera sospesa della città durante il lockdown, stravolta e vuota come un torrente d’estate, ferma nell’assenza di rumori che faceva eco nei ricordi.

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È stata una grande esperienza

Ci ha permesso di migliorare, perché ci ha costretti a osservare e ad affrontare limiti che non conoscevamo, tanto delle nostre personalità che delle nostre professionalità. Proprio a livello lavorativo ci ha portati a nuove scoperte, utili sia a livello interno che esterno.

Siamo migliorati nell’organizzazione di eventi online grazie alla piattaforma REMO, che ci ha consentito di gestire contemporaneamente eventi e networking: videoconferenze più estese, 10 webinar in contemporanea, 10 relatori (tra i quali Casa Surace e Oscar Di Montigny). Una capacità di coinvolgimento superiore, vicina a ciò che riesce a ottenere il linguaggio televisivo.

Conseguenza diretta ne è stata l’organizzazione di eventi online per clienti in esterna.

Per Identity abbiamo allestito negli uffici romani un evento da 900 contatti costanti e 1500 di picco. Per un’importante associazione di costruttori, sempre a Roma, un evento in 4 location differenti, andato online sul loro sito e con alta implementazione tecnologica. Con tanto di “down”. Il secondo. A causa del numero elevatissimo di accessi allo streaming il server è crollato.

Non ci siamo scoraggiati. Anche questo ci è servito a imparare: come progettare; cosa prevedere e migliorare; ci ha convinti a insistere.

Proprio quando ci è sembrato di essere arrivati a una prima forma di adattamento, c’è stato un capovolgimento significativo. Silenzioso e profondo. Figlio anch’esso di un evento organizzato da noi, pensato e realizzato in un luogo nato per ospitarli, gli eventi.

Ma ne parliamo in un altro post del nostro blog: questo.  

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