Progettare eventi phygital significa progettare eventi che mettono insieme physical (fisico o in presenza) e digital. Un evento in parte svolto in presenza e in parte attraverso un collegamento online. 

Questi ultimi due anni hanno fatto in modo di accelerare l’alfabetizzazione digitale, siamo tutti connessi, e dato prova che l’interesse verso il phygital è sempre più crescente.

Lo si percepisce già dall’attenzione che i professionisti degli eventi mettono sin dalle prime fasi della progettazione dell’evento

Non si pensa più a organizzare un evento per avere in platea un grande numero di persone, magari poco interessate, ma qualcosa di unico che coinvolga un pubblico che sceglie di esserci.

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Eventi phygital: un nuovo modo di progettare gli eventi online

Il periodo di tempo in cui stiamo vivendo ha dato modo di capire che con l’uso della tecnologia si possono ottenere grandi cose: progettare eventi phygital che creano la fusione tra il fisico e il digitale in un unico evento, modalità differenti ma in contemporanea.  

Una soluzione per creare interesse nel pubblico che segue in presenza ma anche per quello che può seguire online da qualunque parte del mondo. 

Nel progettare l’evento phygital bisogna non cadere nell’errore di applicare gli stessi metodi che si applicano agli eventi tradizionali a eventi che possono essere più semplici di quel che sembrano. 

E quello che ormai ci si aspetta è che chi progetta un evento tenga conto del fatto che l’evento può essere fruito in modalità differenti (online e offline) e con pubblici differenti. Pertanto occorrono soluzioni semplici e smart per la progettazione di eventi phygital efficienti. 

5 step per progettare gli eventi phygital

Quali step seguire per progettare un evento phygital? Scopriamolo qui di seguito.

1. Coinvolgimento del pubblico 

Nella ideazione e creazione di un evento phygital si deve tenere conto del coinvolgimento del pubblico perché probabilmente chi segue da remoto non può provare le stesse sensazioni del pubblico che partecipa all’evento in presenza.

Dato che l’evento phygital prevede due modalità diverse di partecipazione e come abbiamo visto in questi due ultimi anni è stata la salvezza per il mondo degli eventi, si può pensare di creare qualcosa di interattivo che porti il pubblico negli stand di aziende, brand o sponsor.

2. Location e piattaforma online dell’evento phygital 

Una location che ben si adatta sia per la parte fisica dell’evento che per quella digitale. 

Bisogna tenere in considerazione il lato estetico che deve essere attraente sia per coloro che vivono l’evento fisicamente che per coloro che lo vivono da remoto, ma altri aspetti da tenere in considerazione sono: 

  • sistema illuminazione adeguato 
  • sistema audio per consentire di sentire bene chi è in presenza e chi segue da casa
  • connettività adatta a trasmettere da remoto

Non c’è alcun dubbio che scegliere la giusta location è un aspetto determinante per la riuscita dell’evento, ma se l’evento è phygital? Bisogna scegliere la piattaforma online più adatta per trasmettere l’evento e offrire una piena immersione al pubblico spettatore.

3. Professionisti per progettare eventi phygital di successo

Affidarsi, per i primi tempi, a professionisti con competenze organizzative, tecniche e creative per organizzare eventi ibridi, può essere la soluzione ideale per scovare problemi invisibili e trovare soluzioni immediate, soprattutto quando si tratta di eventi a doppia modalità: fisico e digitale. 

Infatti, i professionisti spesso riescono a prevedere i problemi e a creare un piano di riserva per progettare in modo adeguato l’evento con i mezzi a disposizione dell’azienda, senza però tralasciare la perfezione tecnica e il valore del contenuto da trasmettere. 

4. Speaker e moderatori per tenere viva l’attenzione del pubblico

Lo speaker dell’evento phygital deve essere dotato di public speaking ed essere in grado di sostenere le modalità dell’evento ibrido: fisico e digitale. Il moderatore anche nella parte digitale dell’evento deve riuscire a mantenere viva l’attenzione creando interazione e coinvolgimento continuo con il pubblico. 

5. KPI per monitorare l’andamento dell’evento phygital

Tutti i passaggi sono adatti per progettare un evento phygital, ma uno forse lo è di più ed è quello di impostare dei KPI e raccogliere i dati per monitorare l’andamento dell’evento: cosa ha funzionato? Cosa non ha funzionato? 

In questo caso la raccolta dei dati permette di progettare l’evento con un elemento in più, per esempio monitorare le azioni svolte da un utente durante l’evento o in fase di registrazione consente di scegliere in modo adeguato la piattaforma online per trasmettere l’evento. 

Inoltre è utile impostare anche delle metriche di valutazione per quantificare la performance dell’evento phygital: quantità di iscritti, quantità di collegamenti, percentuale del pubblico collegato fino alla fine dell’evento, ecc.

Dunque, dati e informazioni utili che è possibile sfruttare nella fase di progettazione di un evento online. 

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Progettare eventi phygital: quali sono i vantaggi? 

Un evento phygital offre la possibilità al pubblico di scegliere l’esperienza che preferiscono: assistere all’evento in presenza quindi sfruttando la dimensione fisica del phygital o assistere attraverso il collegamento a piattaforme di streaming dove per accedere occorre un semplice invito. 

Abbiamo dato un approfondimento sugli step da seguire per progettare un evento phygital, ma quali sono i vantaggi?

Primo fra tutti è sicuramente la possibilità di avere un pubblico più numeroso rispetto all’evento fisico e la possibilità di poter gestire con facilità un gruppo così ampio di persone. 

Gli altri vantaggi che riguardano l’evento phygital, sono:

  • coinvolgimento e interazione con il pubblico attraverso la realizzazione di spazi virtuali per offrire un’esperienza totalmente immersiva;
  • accessibilità online per dare la possibilità di partecipare a distanza a chi non può farlo in presenza;
  • sicurezza per i partecipanti che possono scegliere tra la modalità online o fisica di partecipazione, così da evitare assembramenti;
  • minori costi e risparmio economico perché è chiaro che i costi di organizzazione e logistica sono inferiori rispetto a quelli di un evento in presenza;  
  • report con i dati dell’evento relativi alla partecipazione e interazione del pubblico;
  • sostenibilità e rispetto dell’ambiente perché gli spostamenti verso la location sono in gran parte ridotti.

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