Che siano reali o virtuali, gli eventi non sono tutti uguali. La pandemia da Covid-19 ha messo a dura prova il settore degli eventi che, però, forse proprio per questo si è trasformato e ha cambiato faccia.
Cosa sono gli eventi virtuali
Gli eventi virtuali sono eventi che coinvolgono l’utente a 360° e che permettono a chi vuole organizzare fiere, presentazioni, conferenze di farlo indipendentemente dalla presenza fisica dei partecipanti. Si tratta di eventi immersivi creati con tecnologie su misura che permettono a organizzatori, relatori, sponsor e fruitori di parteciparvi ovunque essi si trovino.
Perché organizzare un evento virtuale
Gli eventi fisici sono utili a far incontrare domanda e offerta, fornitori e produttori ma come abbiamo potuto notare in questi ultimi due anni non sempre possono svolgersi in presenza. Un evento virtuale riduce i costi, permette di raggiungere un pubblico più ampio e rappresenta un’opportunità per tutti.
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Gli sponsor di eventi virtuali
Sponsorizzare un evento è il modo migliore che hanno moltissimi brand per rivolgersi ad un pubblico ben targettizzato. Si tratta di un pubblico che è più interessato ad interagire con un brand. Però può anche essere molto dispendioso.
Banner, gadget, opuscoli, brochure sono molto costosi e gli eventi reali si sono da sempre nutriti di questi elementi per attirare sponsor. Gli eventi virtuali, invece, non hanno tutto questo perché non c’è presenza, non ci sono spese fisse (logistica, trasporti, vitto e alloggio, affitto dello stand). Quindi i costi sono più contenuti ma il pubblico potenziale che si raggiunge è maggiore.
Lo sponsor dovrà mobilitare un numero minore di risorse umane per raggiungere un livello di interazione e di esposizione simile a quello di un evento tradizionale. Quindi sponsorizzare un evento virtuale costa meno. Ergo, con lo stesso budget si possono sponsorizzare più eventi virtuali, aumentando l’esposizione del brand e il ROI (Return on Investment).
Minore concorrenza
Un evento B2B tradizionale risulta più dispersivo anche sotto altri punti di vista rispetto a un evento virtuale. Il materiale pubblicitario, gli stand, i mini-eventi dedicati sono tanti in una grande fiera di qualsiasi settore che si rispetti. Questo implica una “sovraesposizione mediatica” del pubblico che si confonde.
Lo sponsor in questa maniera deve considerare un investimento in termini umani e finanziari che in larga parte andrà sprecato. Per emergere, poi, bisogna investire tanto e abbondare in termini di comunicazione.
Sponsorizzare un evento virtuale vuol dire avere meno concorrenza, perché sono ridotti i costi di organizzazione e quindi occorrono meno sponsor. Lo sponsor, quindi si può concentrare sulla qualità della sua comunicazione più che sulla quantità. Anche le lead ne beneficeranno, perché saranno davvero contatti interessati.
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Follow-up facile e veloce
Un grande problema delle fiere di settore che impegna risorse e fatica è il follow-up. Quanti contatti vengono raccolti e poi non contattati?
Si accumulano biglietti da visita, appunti con mail e contatti di potenziali clienti che vanno riordinati e ricontattati uno per volta. Una dispersione di energie che spesso non viene ripagata perché passa tempo e l’attenzione scema, oppure perché i follow-up sono troppi.
Un evento virtuale è meno stressante fisicamente e mentalmente e il follow-up può avvenire subito dopo l’interazione, tramite chat subitanee e messaggi diretti che si possono conservare facilmente. Il contatto sarà profilato meglio tramite le informazioni raccolte e si potranno fargli proposte su misura. Si tratta di lead più profilate che avranno una probabilità più alta di portare a effettive conversioni.