Preparare un preventivo per la gestione dei canali social è una delle fasi più delicate che caratterizza il rapporto tra azienda e cliente. In questo momento l’organizzazione o il professionista metterà per iscritto i costi previsti per uno specifico lavoro, quindi elencherà una serie di voci che giustificheranno il prezzo finale. In altri termini, il preventivo può essere considerato una vera e propria proposta di contratto rivolta al cliente, con la garanzia dell’impegno ad eseguire la prestazione descritta nel documento, rispettando la cifra indicata, i tempi e le modalità.

Il preventivo, se stilato adeguatamente, è l’elemento determinante per iniziare un rapporto di collaborazione con il cliente. Per quanto la reputazione, le strategie di comunicazione e di marketing possano aver portato un potenziale cliente a contattare un’azienda, sarà solo la valutazione del preventivo a fargli decidere se affidarsi o meno alla stessa piuttosto che ai concorrenti.

L’errore che viene commesso abitualmente è quello di considerare il preventivo come una mera formalità, rischiando così di perdere una probabile opportunità di profitto. 

Detto questo, come si prepara un valido ed efficace preventivo per la gestione dei canali social e ottenere in via definitiva l’incarico per lo svolgimento di una prestazione? Scopriamolo insieme.

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Ascolto attivo della domanda

In questa prima fase di realizzazione del preventivo per la gestione dei canali social è necessario conoscere più approfonditamente il cliente. In particolare gli obiettivi che desidera raggiungere e quali risultati si aspetta di ottenere dal lavoro sui social.

In questa sede è essenziale stilare quella che viene comunemente chiamata social survey: un’indagine caratterizzata da una serie di domande indirizzate al cliente che hanno l’intento di fornire al Social Media Manager tutte le informazioni necessarie per progettare una strategia performante e – conseguentemente – il preventivo.

Ecco quali potrebbero essere le tematiche più utili da porre in risalto durante la social survey:

  • panoramica generale del brand: di che cosa si occupa, tipologia di area di attività (istituzionale, di vendita, ecc…), dimensioni dell’azienda, modalità di acquisto del prodotto/servizio, tempistiche di acquisto, plus, minus e know-how;
  • approfondimento riguardo ai potenziali clienti: età, sesso, abitudini di acquisto, stile di vita.
  • benchmark e competitor;
  • canali e strumenti utilizzati solitamente per la promozione (radio, SEO, quotidiani, Google Ads, materiale cartaceo);
  • impiego dei social network: pagina aziendale, piano editoriale utilizzato, budget eventualmente investito, risultati raggiunti, obiettivi che si vogliono perseguire, azioni degli utenti attese;
  • budget che si ha intenzione di destinare alle iniziative sui canali social;
  • materiale già utilizzabile per lo sviluppo del progetto: immagini, testi, video, foto, testimonianze, referenze, ricerche di mercato, sondaggi, interviste;
  • responsabile al quale ci si dovrà rivolgere per l’approvazione del materiale.

Le suddette domande – l’elenco potrebbe essere di gran lunga più ampio – permettono di costruire un embrione di conoscenza del brand, conoscere l’operato già svolto nel corso del tempo e le intenzioni future dell’azienda. Da interrogativi ben fatti e chiari dovrebbero emergere risposte altrettanto specifiche ed esaustive: su queste si pianificherà la strategia complessiva e si realizzerà un coerente preventivo per la gestione dei canali social.

Struttura del preventivo

Una volta raccolte le informazioni necessarie e definita la strategia, si passa alla determinazione del preventivo. Un buon preventivo deve essere anzitutto completo e deve trasmettere professionalità. In questo modo il Social Media Manager risulterà competente e il cliente sarà più incentivato ad affidargli il lavoro. La base costituente del preventivo è così composta: 

  • data di emissione 
  • data di validità
  • servizi inclusi ed eventuali costi aggiuntivi
  • periodo di inizio e di fine del progetto
  • modalità di pagamento 
  • eventuali servizi extra necessari (ad esempio l’acquisto di fotografie su piattaforme specifiche)

È importante precisare tutto nei minimi dettagli: il cliente deve conoscere il valore di ogni voce e deve percepire trasparenza e serietà sin dal principio.

È essenziale che un preventivo per la gestione dei canali social abbia inoltre le seguenti indicazioni che specificano l’operato che si andrà a svolgere:

  • Analisi preventiva del contesto: brand, benchmark, competitor
  • Definizione degli obiettivi e della strategia
  • Apertura pagine social o ottimizzazione: informazioni principali, categorie, ruoli, storytelling generale del brand
  • Attività di produzione grafica e testuale dei contenuti: post, storie, foto e video
  • Timing e frequenza di pubblicazione, report in corso d’opera e analisi sui risultati
  • Assistenza tecnica per l’account pubblicitario

Una voce aggiuntiva dovrebbe essere costituita dal management specifico delle campagne promozionali. Occorre definire il budget da investire, il numero massimo di campagne, la creatività, il timing, il report, il pixel ed eventuali landing page. È bene mettere sempre in conto un ammontare di budget mensile da investire in Ads ed esplicitare se è compreso o meno tra le varie voci del preventivo.

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Conclusioni

Realizzare un preventivo per la gestione dei canali social è già il preludio dell’ingaggio. È un’attività di grande responsabilità che richiede precisione ed esperienza. Il preventivo ideale dovrebbe essere esaustivo, chiaro e approfondito nei dettagli. Niente deve essere lasciato al caso e, soprattutto, nessun quesito deve essere mancante di risposte corrispondenti. La trasparenza è il carburante per generare la fiducia che sarà riposta per l’ assegnazione dell’incarico.

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