Con gli eventi fisici rinviati per il prossimo futuro in Europa e in tutto il mondo, le startup e le scale-up sono alla ricerca di altri modi per fare rete, promuovere il loro business e imparare dagli esperti. 

Qualche settimana fa abbiamo fatto un sondaggio con 30 dei principali organizzatori di eventi in Europa (come VivaTech, TOA, The Next Web e Slush) per scoprire cosa prevedono per questo secondo semestre.

Circa il 60% ha detto che non prevede che gli eventi fisici si ripeteranno fino al terzo trimestre del 2020, mentre il restante 40% resisterà fino a marzo del 2021 o più tardi.

Dato che anche i grandi organizzatori di eventi in Europa non prevedono di organizzare eventi fisici per i prossimi 6-8 mesi, è chiaro che l’unico modo per le startup di costruire i loro contatti, promuovere il loro marchio e partecipare alle discussioni degli esperti è online, almeno per il momento.

eventi online o eventi fisici

Con molti eventi online in programma nei prossimi mesi, ha senso iscrivere uno o due membri del vostro team per partecipare agli eventi da remoto più rilevanti. Ma avete mai pensato di creare il vostro evento online?

Anche se la pianificazione di eventi online richiede tempo e impegno, potrebbe essere la mossa giusta per la vostra startup per promuovere la visibilità del marchio e il customer engagement

Da un webinar di esperti, a una dimostrazione di prodotto, se decidete di organizzare i vostri eventi online, abbiamo alcuni consigli per aiutarvi ad iniziare.

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Cosa volete ottenere?

Prima di cominciare, cercate di capire il motivo per cui state organizzando questo evento. Se siete bloccati, definite prima di tutto se il vostro target di riferimento sono i vostri attuali clienti come parte di una strategia di engagement, o se si tratta di un’attività di lead generation per acquisire nuovi clienti, o entrambe le cose.

Quali sono i risultati specifici che state cercando? Scrivete un elenco di KPI (indicatori chiave di performance), per esempio il 10% dei partecipanti che acquista un prodotto, o un aumento del 5% dei follower dei social media. 

Definite, e poi ridefinite, il vostro pubblico

Il vostro pubblico di riferimento determinerà le caratteristiche del vostro evento, dall’attenzione ai contenuti, alla tempistica. Se non avete già fatto un profilo del vostro cliente tipo, potreste anche pensare ad aspetti come l’età, il luogo, il sesso, gli interessi, la professione, gli obiettivi, ecc. Nel complesso, dovreste avere a disposizione alcuni “profili” tipici a cui mirare.

Webinar, tour dietro le quinte o demo di prodotti?

registrare evento onlineCi sono moltissimi format di eventi, webinar, how-to, tutorial, lezioni, interviste, tour dietro le quinte, social media live stream, ognuno con i suoi vantaggi. Alcuni sono più professionali, mentre altri sono più dinamici e innovativi – dipende da chi è il destinatario dell’evento.

Spiegate quello che offrite

Utilizzando il pubblico target della fase precedente, pensate a cosa otterrà ciascuno dal vostro evento. Ad esempio, una start-up locale in fase iniziale potrebbe conoscere i fallimenti e i successi di scale-up che si sono già espansi all’estero. Una volta che avete le idee principali, è il momento di dare un po’ di brio e di renderlo attraente. Usate un dizionario per trovare sinonimi più accattivanti e scriverli in un brainstorming/albero di parole. Potete riutilizzarlo quando contattate i relatori e progettate il vostro materiale di marketing.

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Che ore sono le 13:00 CET in orario UTC? 

Considerando il profilo del vostro pubblico, è più probabile che partecipi a un evento online durante un giorno feriale o un fine settimana, al mattino o al pomeriggio, durante l’ora di pranzo o dopo il lavoro? Il pubblico target è diverso in base al fuso orario? Forse potreste organizzare un evento che si svolge sia durante l’ora di pranzo che dopo il lavoro in due fusi orari. Infine, definite la durata dell’introduzione, della sezione principale e delle sessioni di domande e risposte. Tenete da parte queste informazioni per il passo successivo!

Contattate qualche speaker esperto

Per partecipare al vostro evento, anche se è gratuito, i vostri partecipanti rinunceranno al loro tempo prezioso. Per far sì che il vostro evento si riveli degno di nota, cercate di mettere insieme quante più competenze e conoscenze pertinenti possibile.

speaker evento online

Un modo per farlo è quello di invitare gli esperti del settore a dare il loro contributo con la loro opinione. Quando vi rivolgete a potenziali speaker, siate onesti su ciò che otterranno dall’evento (ad esempio, visibilità di fronte a X persone di un certo pubblico, così come i contenuti post-evento sui social media, canali con X follower). Assicuratevi che i vostri messaggi siano chiari e che abbiano una proposta specifica di data e ora e suggerite una deadline per la risposta.

Non stressatevi per la tecnologia

Non vorrete preoccuparvi che il microfono del vostro oratore sia muto nel bel mezzo del vostro evento. Scegliete una piattaforma facile da usare che tenga conto degli aspetti pratici, tra cui: durata della sessione gratuita, supporto tecnico, semplice login per i partecipanti, capacità di condivisione dello schermo/powerpoint, più altoparlanti, numero di partecipanti, ecc. 

Promuovete, promuovete, promuovete

Usando la vostra fantasia, è il momento di creare del materiale promozionale. Prima di tutto, pensate a dove si trovano online e se ha più senso gestire le iscrizioni attraverso una piattaforma consolidata come Eventbrite, una landing page sul vostro sito web, o attraverso le pagine degli eventi sui social media come Facebook o le funzionalità degli eventi di LinkedIn. Per i vostri post sui social media, le citazioni della newsletter e i promemoria via e-mail, create immagini utilizzando siti web gratuiti come Canva, e poi redigete un calendario di azioni promozionali.

La pratica rende perfetti

La settimana che precede il vostro evento, organizzate una prova di 30 minuti con i vostri speaker per assicurarvi che possano connettersi alla piattaforma, avere uno spazio tranquillo per parlare e una buona connessione a internet.

go to meeting Potete anche utilizzare questo tempo per rispondere a qualsiasi domanda dell’ultimo minuto e controllare che la loro presentazione si carichi correttamente. Per i partecipanti confermati, inviate un’e-mail di promemoria con l’orario, la data (con integrazione del calendar) e il link per effettuare il login (con brevi istruzioni).

Il grande giorno

Poche ore prima dell’inizio dell’evento, inviate un’ultima e-mail di promemoria ai vostri partecipanti. Accedete alla piattaforma con 20 minuti di anticipo in modo da avere il tempo di dare ai vostri relatori le giuste autorizzazioni. Durante l’evento, non dimenticate di premere record, assicuratevi di disattivare il microfono a tutti i partecipanti e ricordate al vostro pubblico di preparare le domande per la sessione Q&A. 

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Ne è valsa la pena?

Dopo l’evento, è il momento di rilassarsi! Preparate un’ultima e-mail per i vostri partecipanti con la registrazione dell’evento e caricatela su YouTube, sito web o canali di social media. Soprattutto, misurate l’impatto dell’evento insieme ai KPI che avete allestito nella prima fase. È valsa la pena di investire il tempo che avete investito? Se lo è stato, applicate all’evento successivo tutto ciò che avete appreso.  

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