Dietro ogni evento ci sono persone che lavorano per mesi perché ogni elemento trovi il suo posto e tutto sia pronto quando arriva il momento di aprire le porte al pubblico. Project manager, partner, speaker, fornitori e team operativi si coordinano lungo un percorso fatto di progettazione, organizzazione e continui aggiustamenti.

Per la campagna Dietro il futuro c’è SCAI incontriamo Francesca, project manager, che per Rome Future Week® è responsabile della gestione di alcuni Future Hub e degli eventi organizzati nell’ambito degli spazi tematici.

Francesca, presentati! Che ruolo ricopri per Rome Future Week®?

Sono project manager per Rome Future Week®. In particolare, mi occupo di seguire alcuni dei Future Hub e diversi eventi all’interno della Week, accompagnandoli dalla fase di progettazione fino alla loro realizzazione.

Il mio lavoro è tenere insieme tutti i pezzi: partner, speaker, contenuti, organizzazione, fornitori, timing e cercare di fare in modo che alla fine tutto funzioni. Anche quando, nel frattempo, cambiano circa cento cose.

Dove comincia il tuo lavoro quando si accende la macchina per una nuova edizione di RFW? Qual è la prima cosa che devi mettere a fuoco per iniziare?

Io entro in gioco quando è già stato definito che cosa vogliamo costruire. A quel punto comincia il mio lavoro sul chi vogliamo coinvolgere e su come trasformare l’idea in qualcosa di concreto. E qui comincia il vero lavoro: persone da contattare, programmi da costruire, speaker da coinvolgere, mille cose da coordinare, approvazioni da chiedere, materiali da produrre e una quantità abbastanza importante di mail.

Piccole e grandi sfide quotidiane nella gestione di un progetto così lungo e impegnativo. Quali sono le tue? E, tanto per restare in tema con la quarta edizione, qual è la “materia prima” a cui attingi per affrontarle?

La sfida più grande è riuscire a tenere insieme tutte le cose senza perdere di vista il quadro generale. Ci sono tantissimi dettagli da seguire e spesso sono proprio quelli che fanno la differenza.

E poi, soprattutto nelle settimane finali, un’altra materia prima, questa volta decisamente tangibile: il caffè. Diciamo che la quantità di caffè assunta prima e durante la Rome Future Week® meriterebbe un capitolo a parte.

E adesso, gioie e dolori. La parte più bella e stimolante e quella un po’ meno del tuo lavoro da project manager. Le confessi platealmente?

La parte più bella è sicuramente vedere un evento che hai seguito per mesi prendere forma. All’inizio hai idee, call, documenti, liste e tantissime cose da fare. Poi arrivi lì e vedi la sala piena, le persone che partecipano, gli speaker sul palco e pensi: “ok, ne è valsa la pena”.

La parte meno bella? Le modifiche dell’ultimo minuto e i cambi improvvisi. Soprattutto quando arrivano quando pensavi di aver finalmente sistemato tutto. Però, alla fine, anche quello fa parte del lavoro.

Come cambiano le attività e le responsabilità di cui ti occupi nel corso dei mesi, fino ad arrivare alla settimana della Week? Cosa fai e dove sei durante la settimana?

All’inizio sei soprattutto nella fase di costruzione, lavori sui contenuti, coinvolgi partner e speaker, costruisci i programmi e coordini le persone che devono contribuire alla realizzazione degli eventi.

Avvicinandosi alla Week, invece, entri sempre più nel dettaglio, quindi scalette, orari, materiali, accrediti, allestimenti, comunicazione, praticamente inizi a sapere anche cose che non avresti mai pensato di dover sapere.

Durante la Week sono molto sul campo, mi sposto tra gli eventi e coordino gli Hub e gli eventi che seguo, verifico che tutto sia pronto e cerco di essere il punto di riferimento per le persone coinvolte.

Come reagisci agli imprevisti? Noi lo sappiamo, ma facciamo finta di non saperlo. Succedono spesso? Come li gestisci?

Diciamo che in eventi di queste dimensioni l’imprevisto è quasi un componente del programma. La settimana prima tendo a farmi mille film mentali su tutto quello che potrebbe andare storto. Poi, quando inizia la Week, cambia completamente lo stato d’animo. A quel punto sei dentro, non puoi più prevedere tutto e devi semplicemente affrontare quello che succede, un imprevisto alla volta.

Adesso puoi rilassarti. Qual è il tuo momento della Week preferito?

Sicuramente quello in cui finalmente vedi partire il tuo evento e soprattutto vedi la sala piena di persone. È un momento particolare perché fino a quel momento hai passato mesi a lavorare dietro le quinte. Poi, improvvisamente, tutto quello che hai costruito diventa concreto.

Cosa ti ha lasciato questa edizione che ti porterai nel futuro?

Mi ha lasciato soprattutto una cosa: la consapevolezza che non bisogna lasciare nulla al caso, ma bisogna anche accettare che qualcosa sfugga al controllo. Perché puoi pianificare e controllare tutto nei minimi dettagli, ma quando metti insieme tante persone, eventi e situazioni diverse, qualcosa che non avevi previsto succederà sempre. E imparare a gestire anche quello fa parte del lavoro.

E mi porto dietro tante persone, tante esperienze e la soddisfazione di aver contribuito a costruire alcuni pezzi di un qualcosa che è molto più grande.